NORMATIVA SUL POSSESSO ED UTILIZZO DEI DATI PERSONALI DEI DIPENDENTI (“TUTELA DELLA PRIVACY”)

La legge 31 dicembre 1996 n. 675 sulla “Tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali” ha, per i suoi contenuti, rilevanza anche ai fini del rapporto di lavoro.

Recentemente il “Garante”, organo collegiale preposto al controllo del rispetto delle norme di cui si tratta, ha emanato un provvedimento che ha semplificato gli obblighi dei datori di lavoro.

Un'approfondita disamina della normativa in questione è pubblicata sul Notiziario n. 12/1997 (unitamente al citato provvedimento del Garante ed al testo della legge n.675/1996) al quale si rinvia per gli aspetti interpretativi e di documentazione, nonché per gli adempimenti che si riferiscono al rapporto tra le aziende, i clienti ed i fornitori, per i quali peraltro si è in attesa di chiarimenti in relazione ai quali ci si riserva di effettuare ulteriori comunicazioni.

Principale finalità della norma nell'ambito dei rapporti di lavoro subordinato, è quella di vietare al datore di lavoro un libero uso dei dati a sua disposizione relativi ai propri dipendenti. Non sarà ad esempio possibile fornire a terzi, che lo richiedano per scopi commerciali o pubblicitari, i nominativi dei propri dipendenti (salvo averne chiesto ed ottenuto il consenso ai dipendenti interessati, previa specifica). In tal caso si consiglia un'attenta lettura di quanto riportato sul Notiziario n. 12/97 a partire da pagina 584.

Si rammenta che il consenso al trattamento dei dati personali non è richiesto quando gli stessi vengano utilizzati dal solo datore di lavoro unicamente per l'esecuzione di obblighi derivanti dal contratto di lavoro, da leggi o obblighi legali.

Tra gli obblighi che la citata legge n.675/96 pone a carico del datore di lavoro vanno particolarmente segnalati quelli di specifica informazione ai dipendenti e conseguente richiesta di consenso agli stessi.

Informazione ai dipendenti

Il datore di lavoro deve informare i propri dipendenti circa i dati in suo possesso che li riguardano.

Richiesta di consenso

Il datore di lavoro deve richiedere ai propri dipendenti il consenso, esplicito e reso in forma scritta, per poter utilizzare i loro dati personali sia all'interno dell'azienda, che tramite altri soggetti (si pensi, ad esempio, ai consulenti che predispongono le paghe o alle società assicuratrici).

Modulo di informazione e richiesta di consenso

Per ottemperare ai due obblighi illustrati di informazione ai dipendenti e richiesta di consenso può essere utilizzato il fac-simile allegato alla presente. Lo stesso può essere riprodotto per copia senza alcuna modifica; oppure può essere integrato utilizzando le righe in bianco ivi riportate; ovvero può essere riformulato secondo le procedure specifiche utilizzate dall'impresa. Sullo stesso, nella prima parte relativa a “informativa al personale dipendente”, oltre alla firma del datore di lavoro è necessario riportare il timbro dell'impresa. E' consigliabile che il modulo già firmato in calce dal dipendente venga rilasciato in copia allo stesso.

Ci si riserva di affrontare nuovamente il tema trattato sulla base di chiarimenti che presumibilmente il “Garante” effettuerà in merito.

INFORMATIVA AL PERSONALE DIPENDENTE

Egregio Signor

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OGGETTO: Trattamento dei dati personali del dipendente.

Informativa resa all'interessato per il trattamento di dati comuni e sensibili.

Gentile Signore/a,

desideriamo informarLa che la legge n. 675/96 prevede la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali. Secondo la legge indicata, tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutelando la Sua riservatezza e i Suoi diritti.

Ai sensi dell'articolo 10 della legge predetta, La informiamo circa il trattamento che intendiamo effettuare:

1. Il trattamento a cui saranno sottoposti i dati personali comuni e sensibili, richiesti o acquisiti sia preventivamente all'instaurazione del rapporto di lavoro che nel corso o dopo la cessazione dello stesso, ha la finalità di provvedere agli adempimenti retributivi, contributivi, di assicurazione e fiscali, connessi alla corresponsione delle retribuzioni ed ai relativi adempimenti di legge.

2. Il trattamento potrà effettuarsi con o senza l'ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati e comprenderà, nel rispetto dei limiti e delle condizioni posti dall'art. 9, Legge n. 675/96, tutte le operazioni o complesso di operazioni previste dall'art. 1, comma 2 lettera b), Legge 675/96 e necessarie al trattamento in questione, ivi inclusa la comunicazione ai soggetti di cui al successivo punto 5.

3. Il trattamento in parola ha natura obbligatoria in forza della vigente legislazione in materia di lavoro, e del vigente c.c.n.l..

4. L'eventuale suo rifiuto, parziale o totale, al consenso comporterà la parziale o totale impossibilità di raggiungere le finalità ricordate al punto 1. della presente.

5. Il trattamento dei dati personali comporta che gli stessi saranno comunicati a:

- alle Pubbliche Amministrazioni, per lo svolgimento delle funzioni istituzionali, nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti;

- alle organizzazioni appartenenti al sistema A.N.C.E. - Confindustria allo scopo di aderire alle normative contrattuali, nonchè alle organizzazioni sindacali per un riscontro contabile dei contributi sindacali versati;

- alle casse di previdenza ed assistenza (CAPE) al fine di adempiere alle normative contributive e previdenziali,

- alla società assicuratrice ai fini della riscossione del premio relativo alle polizze che questa impresa ha in essere;

- ai consulenti esterni di cui si avvale questa impresa, specialmente per la gestione del servizio paghe e contributi;

6. I dati non saranno comunicati ad altri soggetti, se non dopo averLe chiesto espressamente il consenso.

7. Ai fini sopra indicati, è necessario anche raccogliere e trattare dati personali rientranti nel novero dei dati “sensibili” così elencati dall'articolo 22 della legge: ”dati idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”.

Tali dati possono essere oggetto di trattamento solo con il consenso scritto dell'interessato qui richiesto e verranno utilizzati nell'ambito dell'autorizzazione n. 1/97 del Garante per la protezione dei dati personali.

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Il Legale Rappresentante

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CONSENSO AL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI DEL DIPENDENTE

In relazione alla richiesta formulatami e preso atto dell'informativa di cui sopra - in particolare dei diritti a me riconosciuti dall'art. 13, Legge n. 675/96 – acconsento ai sensi degli artt. 11- 20 - 22 per tutti i dati di cui all'informativa al trattamento, ivi compresa la comunicazione e diffusione dei miei dati personali per le finalità e nei limiti indicati dalla menzionata informativa specie ai punti n. 5 e 7.

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(firma leggibile dell'interessato)