LIBRI PAGA E MATRICOLA - DECRETO 30 OTTOBRE 2002 - CONDIZIONI E MODALITA’ PER LA TENUTA

Il Ministero del lavoro e delle politiche sociali, con il decreto dello scorso 30 ottobre, dà attuazione a quanto previsto dall’articolo 119, comma 4, della legge 23 dicembre 2000, n. 388 (finanziaria del 2001), circa la possibilità di tenuta dei libri paga e matricola mediante l’utilizzo di fogli mobili, secondo condizioni e modalità che sarebbero state stabilite, appunto, con apposito decreto di detto Ministero.

La legge di semplificazione, in effetti, è una novità soltanto per i libri matricola in quanto per i libri paga già l’articolo 20, lettera b), del D.P.R. 30 giugno 1965, n. 1124, prevedeva che il datore di lavoro potesse sostituire, previa autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro, il regolamentare libro paga con altri sistemi idonei alle registrazioni prescritte.

Di seguito si illustrano i principali contenuti del citato decreto 30 ottbre 2002.

Tenuta e conservazione di libri paga e matricola: art. 1

Le operazioni di tenuta e conservazione dei libri paga e matricola possono avvenire attraverso:

1) fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica;

2) supporti magnetici. In tal caso, ogni singola scrittura deve costituire documento informatico e deve essere collegata alle registrazioni effettuate in precedenza in modo da garantire in ogni momento:

· la consultabilità, l’inalterabilità e l’integrità dei dati, ed altresì

· la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite,

e ciò nel rispetto delle regole tecniche di cui agli articoli 6 e 8, comma 2, del D.P.R. n. 445/2000.

Qualsiasi sia il sistema prescelto (fogli mobili o supporti magnetici), debbono essere eseguite tutte le registrazioni previste dalla vigente normativa, già oggi effettuate sui sistemi in uso;

3) comuni sistemi a libro.

Per l’adozione di nessuno dei tre sistemi sopra elencati è necessaria la previa autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.

Vidimazione e numerazione progressiva: art. 2

E’ però necessaria la preventiva vidimazione e numerazione progressiva solo in caso di sostituzione dei libri matricola e paga con fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica.

In tal caso il datore di lavoro deve presentare i fogli alla Sede Territoriale dell’I.N.A.I.L., la quale può provvedervi direttamente, ovvero attraverso soggetti convenzionati.

Tuttavia, nei casi di stampa laser dei dati retributivi, i datori di lavoro sono esonerati dagli adempimenti di vidimazione e numerazione ove osservino le condizioni prefissate dall’I.N.A.I.L..

E’, invece, espressamente esclusa dagli obblighi di vidimazione la tenuta dei libri obbligatori tramite supporti magnetici.

Accentramento: art. 3

Resta ferma la necessità della previa autorizzazione della Direzione Provinciale del Lavoro – Servizio Ispezione, per il caso in cui l’Azienda, con unità produttive o uffici dislocati in più province o in più regioni, intenda accentrare presso una sola sede l’elaborazione dei libri matricola e paga, a prescindere dal sistema adottato.

Rapporti di collaborazione coordinata e continuativa: registrazioni. Art. 5

L’art. 5 del provvedimento individua i contenuti delle registrazioni che debbono essere effettuate sui libri obbligatori per i rapporti di collaborazione coordinata e continuativa. Si rammenta che per questa tipologia di rapporti l’obbligo della registrazione sussiste solo se, in relazione all’attività prestata, il collaboratore è soggetto all’assicurazione I.N.A.I.L.. In tal caso il committente può decidere di provvedere alle registrazioni sui libri matricola e paga in uso per i lavoratori dipendenti, ovvero di istituire distinti libri. In entrambi i casi, indipendentemente dal sistema adottato (libri tradizionali, fogli mobili o supporti magnetici), devono essere annotati i seguenti dati:

· libri paga e matricola: dati anagrafici e fiscali del collaboratore, data del contratto e compenso pattuito;

· libro paga: in aggiunta, l’ammontare del compenso erogato, i contributi e le ritenute fiscali a carico del collaboratore, nonché le detrazioni fiscali applicate.

Qualora l’Azienda non provveda alla istituzione di distinti libri di matricola e di paga per i collaboratori, la tenuta unificata dei predetti libri deve comunque consentire, su richiesta degli organi ispettivi, il riepilogo, in ordine cronologico, delle assunzioni (dei lavoratori subordinati) e degli incarichi di collaborazioni coordinate e continuative.

Consulenti del lavoro e altri soggetti abilitati: art. 4

L’art. 4 fissa le regole per la vidimazione e la numerazione unica dei fogli di matricola e di paga da valere per i consulenti del lavoro e gli altri soggetti abilitati, nonché per gli altri adempimenti cui sono tenuti nei confronti della Sede INAIL territorialmente competente e delle Aziende per le quali operano. Riguardo a queste ultime, è stabilito che entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello di paga a ciascuna Azienda sia inviato:

· un tabulato contenente l’indicazione del periodo di paga, del numero dei fogli di paga e di matricola, distintamente utilizzati, compresi quelli annullati o deteriorati, e del numero dei fogli di paga e di matricola utilizzati distintamente in tutto il territorio interessato all’accentramento e nel territorio provinciale;

· i fogli di matricola e di paga utilizzati, per il mese di riferimento, completi di tutte le registrazioni. Questi fogli debbono essere posti in ordine progressivo, e vanno a comporre, rispettivamente, il libro di matricola ed il libro di paga, aggiornati al mese immediatamente precedente. L’Azienda deve tenere tali fogli, ordinati progressivamente ed in maniera distinta come poc’anzi precisato, sul luogo di lavoro. Del pari, l’Azienda ha obbligo di tenere sul posto di lavoro il sistema utilizzato per la rilevazione delle presenze giornaliere. Il sistema deve essere tenuto al corrente, e, pertanto, come prescritto dall’art. 25, D.P.R. n. 1124/1965, deve recare le registrazioni delle ore eseguite da ciascun prestatore nel giorno immediatamente precedente, ovvero della sola giornata di presenza al lavoro, nel caso di corresponsione al prestatore di una retribuzione fissa o a giornata intera o a periodi superiori. Si fa riserva di fornire ulteriori indicazioni in argomento anche alla luce delle future e prevedibili istruzioni operative che verranno impartite dal competente ministero