LIBRI PAGA E MATRICOLA - DECRETO 30 OTTOBRE 2002 - CONDIZIONI E MODALITA’ PER LA TENUTA - PRIME ISTRUZIONI INAIL

Con nota del 7 marzo 2003, la Direzione Generale dell’INAIL ha fornito le prime istruzioni in merito al Decreto del Ministero del Lavoro 30 ottobre 2002, recante “Modalità applicative per la tenuta dei libri paga e matricola”, emanato in attuazione dell’art. 119, comma 4, della Legge 23 dicembre 2000, n. 388 (cfr. Not n. 1/2003), Di seguito si illustrano i punti di maggiore interesse della citata nota dell’Istituto.

Tenuta e conservazione dei libri di paga e di matricola tramite fogli mobili

Ai sensi dell’art. 1, commi 1, lett. a) e 2, del suddetto decreto ministeriale, la tenuta e la conservazione dei libri paga e matricola possono essere effettuate mediante l’utilizzazione di fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica, nel rispetto delle procedure stabilite nello stesso provvedimento ed a condizione che il sistema adottato sia idoneo ad eseguire tutte le registrazioni indicate dalla vigente normativa.

Al riguardo, la nota in commento sottolinea che:

- per effetto di quanto stabilito dalla richiamata disposizione, le modalità di tenuta tramite fogli mobili vengono estese ai libri di matricola;

- in base alla disciplina in vigore non è più necessaria la preventiva richiesta di autorizzazione alle Direzioni provinciali del lavoro all’uso dei fogli mobili;

- l’adozione dei fogli mobili sostitutivi dei libri di matricola e di paga rilegati non esonera il datore di lavoro dagli obblighi in materia di preventiva vidimazione, fatte salve le eccezioni stabilite per i soggetti che tengono i libri tramite supporti informatici o utilizzano la stampa laser.

Tenuta dei libri di paga e di matricola tramite strumenti informatici

Secondo quanto disposto dall’art. 1, commi 1, lett. b) e 2, del Decreto Ministeriale 30 ottobre 2002, la tenuta e la conservazione dei libri paga e matricola possono avvenire, oltre che attraverso l’utilizzo di fogli mobili, anche mediante supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento infor-matico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, garantendo, in questo modo, sia la consultabilità in ogni momento, sia l’inalterabilità e l’integrità dei dati, nonché la sequenzialità crono-logica delle operazioni.

I sistemi di cui trattasi sono sottratti agli obblighi di vidimazione ed autorizzazione, e, devono, comunque, essere idonei ad eseguire tutte le registrazioni previste dalla vigente normativa. In proposito l’INAIL precisa che, per il momento, nei confronti di tutti i soggetti che si avvalgono della tenuta dei libri mediante strumenti informatici, continuano a trovare applicazione le modalità già in atto, ai sensi delle quali, in particolare, ferme restando le condizioni di inalterabilità e consultabilità dei dati acquisiti previste dal DPR 20 aprile 1994, n. 350, non è richiesta alcuna vidimazione, da parte dell’Istituto, dei documenti cartacei su cui vanno trasferiti i dati riepilogativi mensili ed annuali, che devono, comunque, essere conformi ai modelli riepilogativi in uso per l’assolvimento degli obblighi contributivi.

Stampa laser dei dati retributivi

A norma dell’art. 2, comma 2, del Decreto Ministeriale 30 ottobre 2002, nei casi di stampa laser dei dati retributivi, i datori di lavoro sono esonerati dalla preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga, “alle condizioni prefissate dall’Istituto assicuratore”.

Tali condizioni vengono sintetizzate come segue dalla nota in commento:

- ai fini della predetta esenzione, i soggetti interessati sono tenuti a richiedere preventivamente all’INAIL di essere autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser dei fogli mobili utilizzati, il cui tracciato, una volta rilasciata l’autorizzazione da parte dell’Istituto, sarà poi l’unico che potrà essere prodotto dalla stampante laser;

- i fogli da utilizzare per la registrazione dei dati matricolari dovranno, invece, essere preventivamente vidimati dall’INAIL con i sistemi tradizionali (e cioè la bollatura manuale, con l’apposizione di timbri a secco o ad inchiostro);

- relativamente ai fogli presenze, l’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser continuerà ad essere concessa soltanto nei casi in cui l’azienda utilizzi sistemi di rilevazione a mezzo di tessere magnetiche (badge) o di cartellini orologio. Nelle altre ipotesi, i soggetti autorizzati possono comunque avvalersi della stampa laser dei fogli da utilizzare per la registrazione delle presenze, previa numerazione e vidimazione a cura dell’INAIL dei fogli medesimi con i sistemi tradizionali sopra indicati.

A partire dall’anno 2003, i datori di lavoro e gli altri soggetti abilitati che si avvalgono della stampa laser sono esonerati dall’invio della comunicazione del riepilogo mensile, fermo restando l’obbligo di stampa del riepilogo medesimo, da conservarsi insieme ai libri regolamentari, e devono provvedere ad inviare all’INAIL il riepilogo annuale entro il 31 marzo successivo all’anno di riferimento.

Accentramento della elaborazione dei libri di paga e di matricola

L’art. 3 del Decreto Ministeriale 30 ottobre 2002 conferma che, in caso di accentramento della elaborazione dei libri matricola e paga, il datore di lavoro deve richiedere l’apposita autorizzazione alla Direzione provinciale del lavoro - Servizio ispezione del lavoro.

Al riguardo, l’INAIL pone in rilievo come l’unica innovazione introdotta dalla norma, rispetto alla disciplina già in vigore, riguardi l’obbligo di specificare, all’atto dell’inoltro dell’istanza, il tipo di sistema delle scritture regolamentari che si intende adottare (fogli mobili ad elaborazione manuale o meccanografica, ovvero supporti magnetici).

Rapporti di collaborazione coordinata e continuativa

Con riferimento all’art. 5, comma 1, del più volte citato decreto ministeriale, l’Istituto evidenzia che, indipendentemente dal sistema di tenuta prescelto e dall’adozione di libri unici o separati da quelli degli altri dipendenti, le registrazioni relative ai contratti di collaborazione coordinata e continuativa devono contenere, oltre ai dati anagrafici e fiscali del collaboratore, gli estremi del contratto (data e compenso pattuito) e, per quanto attiene al solo libro di paga, il totale dei compensi erogati, gli oneri contributivi e fiscali a carico del lavoratore e le detrazioni fiscali applicate.

Ai sensi del comma 2 dello stesso art. 5, la tenuta unificata dei libri di paga e di matricola per tutti i lavoratori (subordinati e parasubordinati) deve comunque consentire, su richiesta degli organi di vigilanza, la possibilità di riepilogare, distintamente ed in ordine cronologico, le assunzioni dei lavoratori subordinati e gli incarichi di collaborazione coordinata e continuativa.

La nota in esame precisa che le indicazioni operative nella stessa contenute sono state fornite in attesa di apposite direttive del Ministero del Lavoro e che l’Istituto ha già avviato le attività di analisi finalizzate, nel contesto delle nuove disposizioni, alla revisione complessiva della materia in argomento, le cui risultanze formeranno oggetto di successive comunicazioni.