SEMPLIFICAZIONE AMMINISTRATIVA - AUTENTICA DELLE SOTTOSCRIZIONI - CHIARIMENTI MINISTERIALI

Talune amministrazioni committenti prospettano dubbi interpretativi, in ordine alla corretta applicazione delle disposizioni contenute nella legge 15 maggio 1997 n. 127, come modificata dalla legge 16 giugno 1998 n. 191, in materia di sottoscrizione di istanze, di dichiarazioni sostitutive di certificazioni, ecc.

In particolare, le perplessita' riguardano le modalita' operative della disciplina contenuta, specificamente, nell'art. 3, comma 11, della legge n. 127/97, come modificato dall'art. 2, comma 10 della legge n. 191/98, in relazione alla autenticazione delle sottoscrizioni di istanze e/o di dichiarazioni sostitutive da produrre agli organi della pubblica amministrazione ai fini della partecipazione alle procedure d'appalto.

E' noto, infatti che il nuovo testo dell'art. 3, comma 11, della legge n. 127/97 stabilisce, tra l'altro, che la sottoscrizione di istanze da produrre agli organi dell'amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi non e' soggetta ad autenticazione ove sia apposta in presenza del dipendente addetto (cioe' in presenza del soggetto cui e' diretta l'istanza, che procede ai sensi dell'art. 6 della legge n. 15/1968), ovvero l'istanza sia presentata unitamente a copia fotostatica, ancorche' non autenticata, di un documento di identita' del sottoscrittore. A tal fine, la copia fotostatica del documento va inserita nel fascicolo.

L'art. 2, comma 11, della legge n. 191/98 fornisce, inoltre, una interpretazione autentica della prescrizione sopraevidenziata, affermando che la sottoscrizione delle istanze anzidette non e' soggetta ad autenticazione anche nei casi in cui contenga dichiarazioni sostitutive, rese ai sensi degli artt. 3 e 4 della legge n. 15/1968 e succ. mod..

Dal complesso della normativa sopra illustrata emerge in sostanza l'intento del legislatore volto ad affermare che le sottoscrizioni di istanze rivolte alle pubbliche amministrazioni, siano esse semplici, ovvero contenenti dichiarazioni temporaneamente sostitutive (art. 3 legge n. 15/68) o dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorieta' (art. 4 legge n. 15/68), non sono comunque soggette ad autenticazione, se rilasciate in presenza del funzionario competente ovvero accompagnate da copia fotostatica (anche non autenticata) del documento di identita' di colui che sottoscrive.

Detta previsione si ricollega, peraltro, a quelle contenute nell'art. 3, commi 3 e 10, della legge n. 127/97, in virtu' delle quali, le sottoscrizioni delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni (cfr. art. 2 legge n. 15/68) e delle dichiarazioni temporaneamente sostitutive (art. 3 legge n. 15/68) non devono essere piu' autenticate.

Orbene, appare evidente che le prescrizioni contenute nel citato art. 3 della legge n. 127/97 e succ. mod. comportano, dunque, una deroga anche relativamente alla disciplina delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorieta', prevista specificamente nell'art. 4 della legge n. 15/68 e succ. mod.

In altri termini, qualora le dichiarazioni sostitutive di atto notorio siano contenute nelle istanze da produrre agli organi della pubblica amministrazione, esse non sono soggette ad autenticazione delle relative sottoscrizioni (come richiesto, in genere, dal citato articolo 4 della legge n. 15/1968). Conseguentemente, dette dichiarazioni non soggiacciono, in tal caso, neanche agli obblighi imposti dalla normativa fiscale (cfr. anche Circ. Min. Interno 2 settembre 1998 n. 14 in G.U. 11 settembre 1998 n. 212).

Tale indicazione e' stata, di recente, confermata anche dall'Ufficio Legislativo del Dipartimento per la Funzione Pubblica, presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri (Prot. n. 495/98/UL del 6 agosto 1998), in risposta ad un quesito specifico formulato dal Ministero dei Trasporti, Direzione Generale della Motorizzazione Civile.

Il Dipartimento ha avuto modo infatti di osservare innanzitutto che "il significato e la portata delle disposizioni contenute nell'art. 2, comma 11, della legge n. 191/98 non vanno comprese soltanto attraverso il procedimento di interpretazione letterale, ma anche e soprattutto, risalendo allo scopo delle stesse, che e' quello di semplificare al massimo il rapporto tra amministrazione e privati cittadini".

In questi termini, l'Organo ministeriale ha chiarito che "detto articolo non riguarda soltanto il caso in cui la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorieta' sia contenuta in un'istanza, ma estensivamente, anche tutte le ipotesi in cui tale dichiarazione risulti da un atto separato, ma comunque funzionalmente collegato al testo dell'istanza".

Trasferendo tale principio nel campo delle procedure per l'ammissione alle gare d'appalto, consegue che tutte le dichiarazioni sostitutive, anche quelle di atto notorio, rilasciate a corredo di istanze di partecipazione alle gare medesime, non necessitano piu' della autenticazione delle relative sottoscrizioni.

Il chiarimento ministeriale dovrebbe, quindi, fugare definitivamente i dubbi interpretativi sollevati dalle amministrazioni committenti, ai fini della documentazione da produrre per l'ammissione alle gare d'appalto.

Si consigliano comunque le imprese ad attenersi scrupolosamente alle indicazioni del bando di gara. Pertanto laddove il medesimo prescriva l'obbligo di dichiarazioni sostitutive da rendere con firma autentica, vi è l'obbligo di attenersi a tale indicazione per non essere esclusi dalla gara.