SANZIONI PER OMESSA ISTITUZIONE ED ESIBIZIONE DEI LIBRI MATRICOLA E PAGA – INDICAZIONI OPERATIVE MINISTERO DEL LAVORO

Si fa seguito a quanto comunicato in materia (cfr. Not. 3/2007) per informare che il Ministero del Lavoro, con lettera circolare del 29 marzo u.s., ha fornito le attese indicazioni operative in ordine all’applicazione della norma, introdotta dalla legge Finanziaria 2007, che ha inasprito le sanzioni in caso di omessa istituzione e omessa esibizione dei libri paga e matricola.

Con la lettera circolare in parola il Ministero precisa che l’inasprimento delle sanzioni per l’istituzione e la tenuta dei libri matricola e paga risponde principalmente all’esigenza di rendere attuali ed immediate le verifiche di regolarità del rapporto di lavoro.

Nel far riserva di pubblicare il testo della citata circolare ministeriale sul prossimo numero del notiziario mensile, si fornisce, qui di seguito, un riepilogo delle indicazioni contenute nella stessa.

Mancata istituzione dei libri obbligatori

Le pesanti sanzioni previste (da 4.000 a 12.000 euro) dalla legge Finanziaria 2007 riguardano esclusivamente le irregolarità più gravi, configurabili nella mancata istituzione dei libri paga e matricola e riconducibili ai casi in cui il datore di lavoro sia del tutto sprovvisto dei documenti in oggetto o non abbia provveduto alla loro vidimazione oppure utilizzi copie degli stessi che non siano state dichiarate conformi all’originale dai consulenti del lavoro o da altro professionista abilitato o dal medesimo datore di lavoro.

Irregolare tenuta dei libri obbligatori

Il Ministero precisa che non costituisce mancata istituzione, la tardiva vidimazione dei libri obbligatori, rispetto alla data della prima assunzione. In tale ipotesi, infatti, la sanzione applicabile è quella meno grave prevista per l’irregolare tenuta delle documentazioni obbligatorie, che prevede un’ammenda che varia da euro 125 ad euro 770, per i soggetti assicurati Inail e da euro 25 ad euro 150, per quelli non assicurati Inail.

Omessa esibizione e rimozione dei libri obbligatori dal luogo di lavoro

Secondo il Ministero si devono tenere distinte, ai fini sanzionatori, le due ipotesi della omessa esibizione e della rimozione dei libri obbligatori.

Per omessa esibizione si intende, secondo la nota ministeriale, l’ipotesi in cui i libri paga e di matricola, sia pure regolarmente istituiti, non vengano tenuti nel luogo di lavoro ed esibiti al personale ispettivo. Tale illecito è sanzionato con l’ammenda da 4.000 a 12.000 euro.

Per rimozione dei libri obbligatori si intende, invece, la diversa ipotesi in cui, pur non essendo stato adempiuto l'obbligo di esibizione, i dati comprovanti in modo tempestivo e assolutamente certo la regolare costituzione dei rapporti di lavoro sono rinvenibili dal personale ispettivo attraverso l'esame di altra documentazione presente sui luoghi di lavoro, diversa dai libri di paga e di matricola, che, secondo la circolare, è costituita, in via esemplificativa, da:

1. comunicazione preventiva di assunzione

2. denuncia nominativa degli assicurati

3. lettera di assunzione indicante gli estremi di registrazione sul libro paga e matricola

In tale ipotesi, quindi, ad avviso del Ministero, non sussiste l'illecito di omessa esibizione ma quello diverso e meno grave di rimozione dei libri obbligatori e, per tale motivo, è sanzionabile con un’ammenda ridotta che varia da euro 125 a euro 770 per gli assicurati Inail e da euro 25 a euro 150 per chi non occupa personale soggetto all’assicurazione Inail.

Per entrambi gli illeciti, specifica inoltre la nota ministeriale, non è comunque configurabile una connessione con evasioni o omissioni contributive.

Cantieri edili

Una particolare disciplina, invece, riguarda le imprese che hanno più unità produttive sul territorio o che svolgono attività di breve durata, come nel caso dei cantieri edili, in cui non è possibile predisporre un’adeguata attrezzatura amministrativa.

In tali ipotesi, infatti, non essendo possibile esibire i libri obbligatori presso ciascun luogo di lavoro, come previsto dall’art. 21, D.P.R. 1124/65, è consentito ai datori di lavoro di conservare gli originali dei medesimi presso la sede legale, presso un consulente del lavoro o altro professionista abilitato, con l’accorgimento che le copie presenti presso i luoghi di lavoro, indipendentemente da chi detenga la documentazione originale, dovranno essere dichiarate conformi a quest’ultima dal professionista incaricato e nominalmente indicato alla Direzione provinciale del Lavoro, o dal datore di lavoro che gestisce personalmente o tramite propri addetti il personale aziendale.

La dichiarazione di conformità all’originale andrà effettuata, riportando su ogni pagina della copia, data, timbro e firma autografa del datore di lavoro o del professionista in caso quest’ultimo detenga la documentazione originale.

Gli aggiornamenti dei libri possono essere effettuati anche direttamente sulle copie e contestualmente riportati sugli originali. Eventuali difformità, successive alla dichiarazione di conformità, integrano esclusivamente l’illecito di irregolare tenuta dei libri.

Apparato sanzionatorio

Relativamente alle modalità di calcolo delle sanzioni, l’omessa istituzione comporta una pena pecuniaria determinata in misura ridotta di euro 4.000 per ciascun libro non istituito, non vidimato oppure non dichiarato conforme all’originale. L’omessa esibizione, invece, da' luogo ad un’unica sanzione in misura ridotta di euro 4.000, diversamente dalla rimozione che comporta una sanzione ridotta in misura pari a euro 250 o a euro 50 per ciascun documento non disponibile.

Provvedimenti sanzionatori in essere

Il Ministero, sulla base delle indicazioni fornite con la circolare in commento, ha invitato gli uffici periferici a rivedere le sanzioni non in linea con le indicazioni da ultimo fornite e, nel caso, di avviare le procedure di archiviazione d’ufficio senza, peraltro, che le imprese interessate facciano apposita istanza di rivisitazione.