INAIL - OMESSA ISTITUZIONE ED ESIBIZIONE DEI LIBRI PAGA E MATRICOLA - ULTERIORI CHIARIMENTI - CIRCOLARE 4/6/2007

L’Inail, sulla scorta delle precedenti circolari del Ministero del Lavoro del 29 marzo e 22 maggio 2007 (cfr. da ultimo Not. n. 6/2007), ha affrontato, con una propria nota del 4 giugno scorso, le problematiche connesse all’omessa istituzione e esibizione dei libri paga e matricola.

L’Istituto, sostanzialmente, ha ribadito il principio dell’unicità dei libri obbligatori, precisando tra l’altro che detto principio é applicabile non solo quando l’attività di un’impresa viene svolta su più unità produttive (PAT), ma anche quando la medesima sia espletata per periodi di breve durata, sia caratterizzata da mobilità e svolta in sedi mobili prive di strutture amministrative, come ad es. nel settore delle costruzioni.

Pertanto, al fine di facilitare le operazioni di tenuta e controllo da parte del personale ispettivo, la nota allegata ha precisato che é consentito, nelle suddette circostanze, tenere sul luogo di lavoro una semplice fotocopia del libro matricola e del libro paga dichiarata conforme all’originale.

L’Istituto, inoltre, relativamente al libro paga, ha chiarito che la copia conforme dello stesso é riferita soltanto al registro delle presenze mensili e non anche al prospetto di paga (c.d. cedolino); tale dichiarazione di conformità, inoltre, può farsi anche per estratto, limitatamente ai lavoratori effettivamente impiegati presso lo specifico luogo di lavoro.

La novità introdotta dalla nota in oggetto consiste, pertanto, nella possibilità concessa ai datori di lavoro titolari di più PAT di istituire un libro paga unico per azienda con riferimento a una delle PAT aziendali.

In casi speciali, però, l’Inail si riserva la facoltà di autorizzare per scritto il datore di lavoro a tenere più libri paga e matricola, tutti regolarmente vidimati, con l’obbligo di riepilogarne i contenuti in apposti libri riassuntivi.

Relativamente al regime sanzionatorio, infine, non ravvisandosi particolari indicazioni in merito, vengono confermate dall’Istituto assistenziale le disposizioni ministeriali, già oggetto delle precedenti richiamate circolari, a cui si fa rinvio.

Inail

Direzione Centrale Rischi

Oggetto: Legge Finanziaria 2007 - Omessa istituzione ed esibizione dei libri paga e matricola - Ulteriori chiarimenti.

Si fa seguito alla nota di questa Direzione Centrale dell’11 aprile 2007: “Legge Finanziaria 2007 - Omessa istituzione ed esibizione dei libri paga e matricola“, con la quale sono state dettate istruzioni riguardo alla previsione contenuta nella Legge Finanziaria del 2007 (1) che ha riformulato il quadro sanzionatorio nelle ipotesi di omessa istituzione ed omessa esibizione dei libri regolamentari.

In merito alla corretta interpretazione della nuova disciplina è intervenuto il Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale dapprima con la Lettera Circolare del 29 marzo 2007 (2) e, successivamente, con l’allegata Lettera Circolare del 22 maggio u.s. (3), con le quali ha fornito indicazioni anche sulla modalità di tenuta dei libri regolamentari di matricola e di paga.

In particolare, è stato ribadito il principio della unicità dei libri obbligatori, introdotto dal Testo unico approvato con DPR n. 1124/1965, confermando quanto già previsto in merito al libro matricola con la nota del 16 dicembre 2004: “Modalità di tenuta dei libri paga e matricola”.

Detto principio, è applicabile non soltanto quando l’attività di un’azienda si svolga su più unità produttive, ma anche quando consista in attività di breve durata caratterizzate da mobilità o svolte in sedi con pochi lavoratori e prive di adeguata attrezzatura amministrativa (ad es.: settori dell’edilizia e dell’impiantistica).

Quindi, in tali casi - al fine di conciliare esigenze di semplificazione con quelle di controllo da parte del personale ispettivo e, pertanto, osservare le disposizioni normative secondo cui “il libro di paga e quello di matricola debbono essere presentati nel luogo in cui si esegue il lavoro, ad ogni richiesta, agli incaricati dell’Istituto assicuratore: a tal fine i libri non possono essere rimossi, neanche temporaneamente, dal luogo di lavoro” (4) -- è consentito tenere sul luogo di lavoro delle semplici fotocopie del libro di matricola e di paga dichiarate conformi all’originale secondo le modalità già indicate nelle istruzioni dell’11 aprile 2007.

In merito alla possibilità di dichiarare la conformità agli originali concessa al datore di lavoro, il citato Dicastero ha precisato nella recente Lettera Circolare del 22 maggio 2007 che detta prerogativa è concessa anche nel caso in cui il datore di lavoro medesimo conservi egli stesso gli originali dei libri regolamentari, pur affidandosi al professionista abilitato per tutti o per alcuni adempimenti legati alla gestione del rapporto di lavoro e anche nel caso in cui non abbia comunicato preventivamente alla Direzione Provinciale del Lavoro le generalità del professionista al quale è stato affidato l’incarico di tenere i libri obbligatori, nonché il recapito dello studio dove • sono reperibili i libri medesimi (5).

Libro Matricola

Il libro matricola è unico per ogni azienda.

Qualora un’impresa abbia più unità produttive dislocate sul territorio oppure quando l’attività sia caratterizzata da breve durata, l’originale del libro matricola può essere tenuto presso la sede legale dell’impresa o presso il consulente del lavoro o altro professionista di cui alla Legge n. 12/1979, incaricato dello svolgimento degli adempimenti in materia lavoristica e previdenziale, che provvederà a tenere presso ciascun luogo dove si esegue il lavoro una copia (anche fotostatica e per estratto) ditale documentazione, dichiarata conforme al libro matricola originale (6).

Per i datori di lavoro titolari di più PAT, in quanto svolgono l’attività in più luoghi di lavoro, il libro matricola, unico per ogni azienda, andrà comunque vidimato con riferimento ad una delle PAT che l’azienda ha in corso presso l’Istituto (7).

Libro paga

Il libro paga è unico per ogni azienda.

Il Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale, con la citata Lettera Circolare del 29 marzo 2007, ha previsto anche per questo libro regolamentate la possibilità di tenere sul luogo dove si esegue il lavoro una copia fotostatica o uno stralcio del libro paga originale.

Infatti, anche l’originale del libro paga, qualora un’azienda abbia più unità produttive dislocate sul territorio oppure quando l’attività sia caratterizzata da breve durata, può essere tenuto presso la sede legale dell’impresa o presso il consulente del lavoro o altro professionista di cui alla Legge n. 12/1979, incaricato dello svolgimento degli adempimenti in materia lavoristica e previdenziale, che provvederà a tenere presso ciascun luogo dove si esegue il lavoro una copia (anche fotostatica e per estratto) di tale documentazione, dichiarata conforme al libro paga originale (8).

Si chiarisce che, la copia conforme del libro paga è riferita soltanto al registro delle presenze, e non anche al prospetto di paga (c.d. cedolino), atteso che gli adempimenti legati allo sviluppo della paga sono effettuati quasi sempre separatamente attraverso il prospetto di paga medesimo.

Inoltre, detta dichiarazione di conformità, che può farsi anche per estratto, può limitarsi anche alla sola indicazione dei lavoratori effettivamente impiegati nello specifico luogo di lavoro.

Alla luce di quanto sopra riferito, a rettifica delle precedenti istruzioni impartite sull’argomento (9), per i datori di lavoro titolari di più PAT, in quanto svolgono l’attività in più luoghi di lavoro, anche il libro paga, unico per azienda, è istituito con riferimento ad una delle PAT che l’azienda assicurante ha in corso presso l’Istituto ed è vidimato con riferimento a detta PAT.

Detta disposizione vale per le vidimazioni che verranno effettuate a far data dalla ricezione della Presente.

Libri Riassuntivi

Come sopra detto in merito al principio della unicità dei libri regolamentari, il libro matricola è unico per ogni Cliente, ciò al fine di rilevare tutti i rapporti di lavoro in essere presso il Cliente medesimo, anche in presenza di differenti tipologie di lavoratori presenti in azienda (dirigenti, operai, impiegati). Altrettanto per il libro paga.

Comunque, in casi speciali l’Istituto può autorizzare per iscritto il datore di lavoro a tenere più libri paga e matricola, tutti regolarmente vidimati, con l’obbligo di riepilogarne i dati in libri riassuntivi (10).

Omessa istituzione/omessa esibizione dei libri obbligatori

Ad integrazione di quanto detto al riguardo nella precedente nota di istruzioni diramata da questa Direzione Centrale dell’11 aprile 2007 (11), si precisa quanto segue.

L’illecito di omessa istituzione dei libri obbligatori si configura solo in relazione all’originale dei libri di matricola e paga e si ha nell’ipotesi in cui il datore di lavoro:

- sia del tutto sprovvisto dei libri obbligatori

- abbia in uso libri obbligatori non vidimati

- abbia in uso copie (fotostatiche o per estratto) non dichiarate conformi all’originale; questa ipotesi configura l’illecito di omessa istituzione dei libri solo nel caso in cui, da ulteriori accertamenti, si appuri la mancanza in altro luogo di lavoro o presso lo studio del professionista dei documenti regolarmente vidimati

- abbia in uso copie (fotostatiche o per estratto) dichiarate conformi all’originale, ma sia successivamente accertata l’inesistenza dei libri regolamentari originali.

In merito all’illecito di omessa istituzione dei libri obbligatori, la circolare ministeriale (12) chiarisce che si tratta di un illecito istantaneo con effetti permanenti, in quanto l’obbligo di istituire i libri

regolamentari insorge immediatamente prima della messa in uso degli stessi (13), che coincide con la data di inizio delle prestazioni lavorative da parte dei lavoratori soggetti all’obbligo assicurativo. Quindi, rispetto a detto illecito trova applicazione la sanzione amministrativa in vigore al momento della commissione dello stesso (sanzione da euro 4.000 a euro 12.000 se l’obbligo della messa in uso dei libri obbligatori decorre dall’ 1.1.2007).

Per quanto riguarda, invece, l’illecito di omessa esibizione ovvero rimozione dei libri obbligatori, così come descritto nella citata nota dell’il aprile u.s. (14), la circolare ministeriale chiarisce che rientrano in questa tipologia di illecito le ipotesi in cui:

- il datore di lavoro abbia in uso copie (fotostatiche o per estratto) non dichiarate conformi all’originale, ma sia accertata l’esistenza in altro luogo di lavoro o presso lo studio del professionista dei documenti regolarmente vidimati

- siano rinvenuti, nel corso dell’accertamento ispettivo, libri non vidimati, ma sia comunque accertata l’esistenza in altro luogo di lavoro o presso lo studio del professionista dei documenti regolarmente vidimati.

Infine, si chiarisce che, l’eventuale accertamento circa l’assenza della documentazione obbligatoria nonché di ogni altra documentazione utile ai fini della verifica della regolarità dei rapporti di lavoro (le comunicazioni obbligatorie quali la comunicazione preventiva di assunzione (15), la denuncia nominativa degli assicurati DNA, ovvero la lettera di assunzione con l’indicazione degli estremi di registrazione sul libro matricola e sul libro paga), deve tenere conto dei tempi tecnici strettamente necessari perché tale documentazione possa essere portata in visione al personale ispettivo sul luogo di lavoro, tempi che non possono protrarsi oltre il tempo di permanenza del personale di vigilanza in azienda (16).

Si invitano le Strutture in indirizzo a dare la massima diffusione alla presente nota - che integra la precedente dell’ 11.4.2007 “Legge Finanziaria 2007 - Omessa istituzione ed esibizione dei libri paga e matricola” - con particolare riguardo ai funzionari di vigilanza.

(1) Legge a. 296 del 27 dicembre 2006, arI. 1, vomma 1178.

(2) La Lettera Circolare del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale del 29 marzo 2007 “An. 1, comma 2278, L. n. 296/2006 (Finanziaria 2007) — omessa istituzione e omessa esibizione libri matricola e paga — indicazioni operative al personale ispettivo” è allegata alla nota della Direzione Centrale Rischi dell’li .4.2007.

(3) Lettera Circolare del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale deI 22 maggio 2007 “ArI. 1, comma 1178, Lu 296/2006 (Finanziaria 2007) - omessa istituzione e omessa esibizione libri matricola e paga - indicazioni operative al personale Ls’peltivo - istruzioni operative

(4) Testo Unico approvato con DPR n. 1124/1965, art. 21.

(5) Legge a 12/1979, art. 5, comma 3.

(6) Lettera Circolare del 29marzo2007 del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale, paragrafo 3. Lettera Circolare del 22 maggio 2007 del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale, punto 5).

(7) Nota della Direzione Centrale Rischi del 16.12.2004 “Modalità per la tenuta dei libri paga e matricola”, paragrafo 4 “La vidimazione dei libri regolamentari”.

(8) Lettera Circolare del 29 marzo 2007 del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale, paragrafo 3, Lettera Circolare del 22 maggio 2007 del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale, punto 5).

(9) Nota Direzione Centrale Rischi del 16 dicembre 2004: “Modalità per la tenuta dei libri paga e matricola”, paragrafo

(10) Testo Unico approvato con DPR a 1124/1965, art. 26, comma 2.

(11) Nota Direzione Centrale Rischi dell’11 aprile 2007: “Legge Finanziaria 2007- Omessa istituzione ed esibizione dei libri paga e matricola”, paragrafi 1 e 2.

(12) Lettera Circolare del 22 maggio 2007 del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale, punto 2).

(13) Testo Unico approvato con DPR a 1124/1965, art. 20,

(14) Nota Direzione Centrale Rischi dell’il aprile 2007: “Legge Finanziaria 2007- Omessa istituzione ed esibizione dei libri paga e matricola”, paragrafo 2.

(15) Art. 1, cc. 1180-1185 della Legge a 296 deI 27 dicembre 2006. Lettere del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale del 4.1.2007 e del 14.2.2007.

(16) Lettera Circolare del 22 maggio 2007 del Ministero dei Lavoro e della Previdenza Sociale, punti 3) e 4).