FINANZIARIA 2007 - ISTITUZIONE ED ESIBIZIONE DEI LIBRI MATRICOLA E PAGA - ATTIVITA’ EDILI DI MODESTA ENTITA’ - CHIARIMENTI DEL MINISTERO DEL LAVORO - NOTA 29/1/2008

Per le attività edili di modesta entità, per i cantieri nei quali vengono effettuati piccoli lavori edili di ristrutturazione, intonacatura e rifinitura e comunque per le ditte che occupano nel cantiere fino a nove lavoratori escluso il titolare o i soci, il MinIstero del Lavoro ha precisato che il rispetto degli obblighi in materia di conservazione dei libri obbligatori possa essere accertato in un momento successivo all’accesso ispettivo, e comunque presso la sede dell’impresa o dell’unità produttiva.

E’ quanto emerge dalla nota del 29 gennaio 2008, che si pubblica di seguito, diramata dalla Direzione Generale per l’attività ispettiva del Ministero del Lavoro e della Previdenza Sociale.

Con la nota in commento il dicastero ha chiarito, rivolgendosi al proprio personale ispettivo, quali sono le modalità di tenuta e conservazione dei libri obbligatori nelle attività caratterizzate da una continua o temporanea mobilità dei lavoratori, ovvero quando la prestazione di lavoro si svolge in più luoghi di lavoro nella stessa giornata e l’impresa è impossibilitata ad organizzare apposite strutture logistiche per la conservazione della suddetta documentazione.

Il dicastero richiama espressamente le attività edili, in particolare quelle c.d. di modesta entità, come la ristrutturazione, intonacatura e rifinitura e in ogni caso quelle esercitate da imprese che occupano nel cantiere meno di dieci operai, escluso il titolare o eventuali soci per le quali, essendo particolarmente gravosa la tenuta della documentazione obbligatoria anche in semplice copia conforme, attenua la portata degli obblighi previsti in materia e già oggetto delle precedenti note ministeriali del 29 marzo e 22 maggio 2007.

Nei richiamati casi, infatti, essendo estremamente difficoltosa se non addirittura impossibile la conservazione e l’aggiornamento dei libri nei luoghi in cui viene svolta l’attività lavorativa ed in virtù dell’introduzione dell’obbligo di comunicazione preventiva di assunzione, inteso come strumento più idoneo alla immediata verifica della regolarità del rapporto di lavoro, il Ministero ha ritenuto opportuno chiarire che il rispetto della regolare tenuta dei libri obbligatori può avvenire anche in un momento successivo a quello ispettivo e, comunque, presso la sede dell’impresa o dell’unità produttiva, qualora comunque il personale sia munito della documentazione idonea a fornire prova della regolare assunzione.

Resta confermata, invece, la sanzione dell’omessa esibizione di cui all’art. 1, co. 1178, L. n. 296/06 nei casi in cui il personale di lavoro impiegato nelle suddette circostanze sia sprovvisto di tale documentazione e cioè della copia della comunicazione preventiva di assunzione o della dichiarazione di assunzione, con indicazione degli estremi di registrazione sul libro matricola ovvero prospetto paga.

Infine, con riferimento al libro paga - sezione presenze, le imprese che svolgono la propria attività in più sedi distinte, ma caratterizzate da stabilità e in cui siano presenti strutture amministrative, possono tenere sul luogo di lavoro un apposito registro presenze vidimato, che contenga i dati relativi ai soli lavoratori impiegati presso quel medesimo sito di lavoro.

Si pubblica di seguito il testo della circolare in commento.

Ministero del Lavoro

Roma 29 gennaio 2008

Oggetto: art 1. comma 1178, L. n. 296/2006 (Finanziaria 2007) - Libri obbligatori ed attività “itineranti” - Indicazioni operative al personale ispettivo.

Successivamente ai chiarimenti forniti con lettera circolare del 29 mano 2007 e con nota del 22 maggio 2007, è emersa la necessità di fornire indicazioni in ordine alle modalità di tenuta e conservazione dei libri obbligatori in quelle attività caratterizzate da una continua o temporanea mobilità da parte dei lavoratori sul territorio, ovvero da attività di carattere “itinerante”, in special modo quando la prestazione lavorativa si svolge presso più luoghi di lavoro nell’ambito della stessa giornata e nelle quali l’impresa non dispone di capacità organizzative o logistiche per assicurare la conservazione della citata documentazione obbligatoria.

A titolo esemplificativo - e chiaramente non esaustivo - si può far riferimento alle attività edili di modesta entità, ovvero a quei cantieri nei quali vengono effettuati piccoli lavori edili di ristrutturazione, intonacatura e rifinitura e comunque per le ditte che occupano nel cantiere fino a nove lavoratori escluso il titolare o i soci, alle attività impiantistiche, compresa l’installazione e la manutenzione, ai servizi di pulizia e facchinaggio al di fuori delle strutture industriali, ai servizi di consegna o di ritiro delle merci presso clienti o fornitori, nonchè ai servizi di trasporto di merci o persone, ai servizi di vigilanza e alle attività artistiche e di spettacolo.

Tali attività sono accomunate dalla circostanza che l’impresa invia il proprio personale ad effettuare le prestazioni lavorative in una pluralità di luoghi, per periodi più o meno Iimitati, senza che, normalmente, sul luogo di effettuazione della prestazione vi siano uffici e articolazioni amministrative dell’impresa stessa, ma solo il personale addetto allo svolgimento delle suddette prestazioni in senso stretto.

In queste circostanze, evidentemente, risulta particolarmente difficoltosa la tenuta, anche in copia conforme, dei libri obbligatori, nonché l’esibizione degli stessi a richiesta del personale ispettivo, in quanto la tenuta e l’esibizione, ma anche il giornaliero aggiornamento della documentazione (libro paga sezione presenze), dovrebbe essere affidato ai lavoratori impegnati nelle varie sedi di lavoro.

In definitiva, un obbligo nominativamente imposto al datore di lavoro finirebbe per riverberarsi in modo anomalo in capo al personale operativo, determinando l’attribuzione allo stesso di incombenze contrattualmente non previste, con ulteriori possibili criticità anche sul piano del rispetto della normativa in tema di riservatezza.

Ciò premesso, in virtù delle considerazioni sopra esposte, fermo restando che anche in tali attività “mobili” trova evidentemente applicazione la disposizione di cui all’art. 21 del TU 1124/1965, che impone l’obbligo di istituzione e tenuta dei libri obbligatori, va però reso compatibile tale obbligo con le particolari condizioni logistiche e organizzative che caratterizzano lo svolgimento delle attività stesse, nelle quali risulta estremamente difficoltosa, se non in qualche caso addirittura impossibile, la conservazione e l’aggiornamento dei libri nel luogo stesso in cui si esegue la prestazione lavorativa.

Del resto, mentre prima dell’entrata in vigore della legge finanziaria n 29612006 la strumentalità dei libri obbligatori rispetto all’accertamento dei fenomeni di lavoro nero e irregolare era evidente, dopo la introduzione dell’obbligo di comunicazione preventiva di assunzione appare proprio quest’ultima lo strumento di più immediata verifica della regolare costituzione del rapporto di lavoro.

Nei casi in esame, pertanto - ferma restando la necessità che tutto il personale risulti munito di altra documentazione attestante la regolarità della costituzione del rapporto di lavoro (copia della comunicazione preventiva di assunzione o della dichiarazione di assunzione con indicazione degli estremi di registrazione sul libro matricola ovvero prospetto di paga) – si ritiene che il rispetto degli obblighi in materia di conservazione dei libri obbligatori possa essere accertato in un momento successivo all’accesso ispettivo, e comunque presso la sede dell’impresa o dell’unità produttiva.

Resta fermo tuttavia che anche in tali ipotesi, qualora il personale impiegato sul luogo di lavoro non sia in possesso della documentazione diversa dai libri obbligatori volta comunque a dimostrare la regolarità della instaurazione dei rapporti di lavoro, il personale ispettivo provvederà a contestare la violazione della omessa esibizione di cui all’art. 1, comma 1178, L n 296/2006, giusta anche quanto recentemente stabilito dalla Suprema Corte con sentenza del 29 agosto 2007 n 18255 che, nel ribadire il concetto di unicità dei libri obbligatori, stabilisce come non possa “pretendersi che la mancata presentazione nel luogo di lavoro equivalga a mancata istituzione” giacché, “nel caso di una impresa di pulizie per conto terzi occorrerebbe istituire tanti libri paga quanti luoghi in cui, giorno per giorno, vengono inviati i lavoratori per la materiale esecuzione del lavoro” Ciò, ovviamente, a condizione che siano stati effettivamente istituiti i libri e che siano tenuti in un luogo diverso da quello di svolgimento dei lavori.

La corretta individuazione della fattispecie sanzionatoria di omessa esibizione de! libri di matricola e di paga nelle attività itineranti o temporanee trova evidentemente applicazione con riferimento alle condotte poste in essere successivamente all’entrata in vigore della L n 296/2006, pertanto, qualora il personale ispettivo abbia emanato provvedimenti sanzionatori ai sensi della nuova normativa non in linea con le indicazioni interpretative contenute nella presente nota, si invitano codesti Uffici a voler procedere alla archiviazione degli atti, al fine di non dar luogo ad evidenti disparità di trattamento e di prevenire contenziosi amministrativi o giudiziari.

Da ultimo, con riguardo al libro paga - sezione presenze, meglio argomentando quanta affermato nelle richiamate note del 29 marzo e del 22 maggio 2007, si ritiene che per le realtà produttive operanti in più sedi distinte, caratterizzate da stabilità operativa e da strutture organizzative e logistiche, nel medesimo ambito territoriale o in province diverse, il datore di lavoro possa tenere sul luogo di lavoro un apposito registro presenze, regolarmente istituito e vidimato, relativo ai soli lavoratori ivi impegnati.

Il personale ispettivo è tenuto ad uniformarsi alle presenti indicazioni operative.