SEMPLIFICAZIONE DELLE CERTIFICAZIONI AMMINISTRATIVE - D.P.R. 20/10/1998 n.403

Sulla G.U.R.I. n. 275 del 24 novembre 1998 e' stato pubblicato il "Regolamento di attuazione degli artt. 1, 2 e 3 della Legge 15 maggio 1997, n. 127 (c.d. Bassanini bis), in materia di semplificazione delle certificazioni amministrative".

Il provvedimento in oggetto completa il processo di semplificazione amministrativa avviato dalla Legge n. 127/97 e proseguito con la Legge n. 191/98, favorendo in particolare l'estensione, da una parte, dell'ambito di applicazione del sistema delle autocertificazioni e, dall'altro, della semplificazione degli adempimenti richiesti alle imprese, nei rapporti con le pubbliche amministrazioni.

Viene, dunque, sancito in via definitiva il principio che l'autocertificazione costituisce la regola, mentre l'obbligo della presentazione di documenti e certificati originali, da parte dei soggetti interessati, viene sostanzialmente azzerato.

Nel sottolineare che, ai sensi dell'art. 1 della Legge n. 127/97, il Regolamento in oggetto entrerà in vigore decorsi 90 giorni dalla data di pubblicazione dello stesso sulla G.U.R.I. (il 22 febbraio 1999) si evidenziano, in questa sede, le disposizioni di più specifico interesse per le imprese associate.

Innanzitutto, occorre segnalare che il nuovo Regolamento amplia notevolmente, come detto, l'elenco delle ipotesi nelle quali è possibile il ricorso alle autocertificazioni.

L'art. 1 del DPR n. 403/98, infatti, aggiunge nuovi casi a quelli già previsti dall'art. 2 della Legge 15 gennaio 1968, n. 15. Tra gli altri: tutti i dati a diretta conoscenza degli interessati contenuti nei registri dello stato civile; i titoli di studio; le qualifiche professionali; gli esami sostenuti; i titoli di specializzazione; le situazioni relative al reddito; l'assolvimento degli obblighi contributivi e tributari; il codice fiscale; la partita IVA; lo stato di disoccupazione; la qualità di pensionato e categoria di pensione; la qualità di studente o di casalinga; la qualità di legale rappresentante di persone fisiche e giuridiche, di tutore e di curatore; l'assolvimento degli obblighi militari; la qualità di vivenza a carico; l'attestazione di non aver riportato condanne penali.

In relazione a quest'ultimo caso, viene dunque definitivamente ammessa la possibilità di sostituire il certificato del Casellario Giudiziario, attestante la sussistenza o meno di sentenze di condanna passate in giudicato, a carico dell'interessato, con una semplice dichiarazione del medesimo, ancorchè tale facoltà sia peraltro ammessa da tempo, sul piano generale, in virtù delle indicazioni fornite dalle circolari ministeriali interpretative della Legge n. 127/97 (cfr. tra le altre: Circ. Min. Interno 15.7.1997 n. 11).

Pertanto, considerato che l'insussistenza a carico dell'interessato di sentenze di condanna, costituisce il requisito soggettivo fondamentale, ai fini dell'ammissione alle gare, il legislatore conferma la possibilità di comprovare detto requisito con la produzione di una semplice dichiarazione sostitutiva del certificato anzidetto.

Il successivo art. 2 del Regolamento stabilisce, poi, che tutti gli stati, fatti e qualità personali, non compresi nel precedente art. 1 o nell'art. 2 della Legge n. 15/68, sono comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante dichiarazione sostitutiva di atto notorio, di cui all'art. 4 della Legge n. 15/68. A tal proposito, la norma precisa, inoltre, che le dichiarazioni di cui all'art. 4 cit., possono riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi a soggetti diversi dal sottoscrittore, di cui questi abbia diretta conoscenza.

In tale contesto, il secondo comma del medesimo art. 2, prevede altresì che la suddetta dichiarazione possa riguardare anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale cui si riferisce.

Ai sensi del successivo art. 3, le dichiarazioni sostitutive di atto notorio, possono essere presentate anche contestualmente all'istanza rivolta alla pubblica amministrazione e sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto. La mancata accettazione delle suddette dichiarazioni costituisce, peraltro, violazione dei doveri d'ufficio.

Nei casi in cui l'interessato debba presentare, invece, copia autentica di un documento, ai sensi dell'art. 14 della Legge n. 15/68, l'autenticazione della stessa può essere effettuata dal responsabile del procedimento (o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione) su semplice esibizione dell'originale; in quest'ultimo caso, tuttavia, la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

Il Regolamento n. 430/98 precisa, poi, all'art. 5, che alle dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 2 e 4 della Legge n. 15/68, rese da cittadini della Comunità europea, si applicano le medesime disposizioni previste per i cittadini italiani; diversamente, i cittadini extracomunitari possono far ricorso alle autocertificazioni, limitatamente ai casi in cui si tratti di comprovare stati, fatti, qualità personali certificabili ed attestabili, da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

Nel successivo art. 6, viene innanzitutto precisato un principio di notevole importanza: le dichiarazioni sostitutive di cui agli artt. 2 e 4 della Legge n. 15/68, hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono. In altri termini, viene affermata l'equivalenza temporale tra dichiarazioni sostitutive e certificazioni originali.

Il medesimo articolo 6 prescrive, inoltre, che le strutture burocratiche devono predisporre immediatamente i moduli necessari per consentire l'autocertificazione, nei quali devono inserire, tra l'altro, il richiamo alle sanzioni penali previste dall'art. 26 della Legge n. 15/68, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci, ivi indicate.

Il D.P.R. n. 403/98 contiene anche disposizioni volte a favorire l'acquisizione diretta di documenti, da parte delle pubbliche amministrazioni, e l'esibizione di documenti di riconoscimento, da parte dei soggetti interessati.

In particolare, vengono semplificati gli adempimenti richiesti agli interessati e valorizzate le risultanze di documenti già in possesso della pubblica amministrazione.

Infatti, l'art. 7 del Regolamento prevede, innanzitutto, che nel caso in cui l'interessato non possa o non intenda utilizzare lo strumento dell'autocertificazione, i certificati relativi a stati, fatti o qualità personali risultanti da pubblici registri o da albi tenuti o conservati da una pubblica amministrazione sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, su semplice indicazione, da parte dell'interessato, della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro.

L'art. 7 precisa, altresì, che la documentazione trasmessa ad una amministrazione via fax, o mediante altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza del documento, soddisfa il requisito della forma scritta e la trasmissione stessa non deve essere seguita da quella del documento originale, a mezzo del servizio postale.

Di notevole rilievo è la disposizione contenuta nell'art. 11 del Regolamento, secondo cui le amministrazioni procedenti sono tenute ad espletare idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive rese dagli interessati, procedendo, ove possibile, alla richiesta nei riguardi dell'amministrazione competente al rilascio della relativa certificazione, di conferma scritta, anche attraverso l'uso di strumenti telematici o informatici, in ordine alla corrispondenza delle dichiarazioni alle risultanze dei registri.

La norma precisa, al riguardo, che, fermo restando quanto previsto dall'art. 26 della Legge n. 15/98 (sanzioni penali a seguito di dichiarazioni mendaci), qualora dal controllo emerga la non veridicità delle dichiarazioni, il dichiarante decade dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento ottenuto sulla base della dichiarazione mendace.

Si tratta di una previsione di carattere generale sui procedimenti amministrativi, già prevista dalla Legge n. 241/90, della quale è espressione anche la disposizione contenuta nell'art. 10, comma 1 quater della Legge n. 109/94, come novellata dalla Legge n. 415/98, inerente la procedura di "verifica a campione" delle dichiarazioni di carattere tecnico-organizzativo ed economico-finanziario, rese dagli offerenti in sede di gara d'appalto.

L'art. 13 del Regolamento abroga, infine, una serie di norme tra cui, in particolare, l'art. 3 della Legge n. 15/68; ciò si traduce nell'indicazione che, successivamente all'entrata in vigore del Regolamento n. 403/98, non sara' più possibile rilasciare dichiarazioni "temporaneamente sostitutive".

In altri termini, l'abrogazione del citato art. 3 avrà come conseguenza diretta che non sarà più necessario produrre il documento originale, all'atto dell'adozione del provvedimento amministrativo, nel senso che le dichiarazioni "temporaneamente" sostitutive diventeranno, a tutti gli effetti, "definitive".

Tra le altre disposizioni abrogate dall'art. 13 si devono anche segnalare quelle contenute nel D.P.R. 25 gennaio 1994, n. 130, concernente le norme attuative della Legge n. 15/68, con particolare riferimento al citato art. 3 della stessa legge.

D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 403

Regolamento per l'attuazione dell'articolo 1 della legge 15 maggio 1997, n. 127

(semplificazione delle norme sulla documentazione amministrativa)

Capo I - Disposizioni in materia di dichiarazioni sostitutive

1. Estensione dei casi di utilizzo delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni.

1. Oltre ai casi previsti dall'articolo 2 della legge 4 gennaio 1968, n 15, ed agli altri casi previsti dalle leggi, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari e i gestori di pubblici servizi sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza, sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle normali certificazioni anche i seguenti stati, fatti e qualità personali:

a) titolo di studio o qualifica professionale posseduta; esami sostenuti; titolo di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e di qualificazione tecnica;

b) situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessioni di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; possesso e numero del codice fiscale, dalla partita IVA e di qualsiasi altro dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato;

c) stato di disoccupazione; qualità di pensionato e categoria di pensione; qualità di studente o di casalinga;

d) qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;

e) iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;

f) tutte le posizioni relative all'adempimento degli obblighi militari, comprese quelle di cui all'articolo 77 del d.P.R. 14 febbraio 1964, n. 237, come modificato dall'articolo 22 della legge 24 dicembre 1986, n. 958;

g) di non aver riportato condanne penali;

h) qualità di vivenza a carico;

i) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile.

2. I certificati, gli estratti e gli attestati necessari per l'iscrizione alle scuole di ogni ordine e grado ed all'università; quelli che a qualsiasi titolo devono essere presentati agli uffici della motorizzazione civile; i certificati e gli estratti dai registri dello stato civile e dai registri demografici richiesti dai comuni nell'ambito dei procedimenti di loro competenza, sono sostituiti dalla dichiarazione sostitutiva di cui all'articolo 2 della legge 4 gennaio 1968, n.15. Le amministrazioni che ricevono tali dichiarazioni, laddove sussistano ragionevoli dubbi sulla veridicità del loro contenuto, sono tenute ad effettuare idonei controlli sulla stessa, ai sensi dell'articolo 11 del presente regolamento.

2. Estensione dei casi di utilizzo delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà

1. Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi., tutti gli stati, fatti e qualità personali non compresi negli elenchi di cui all'articolo 1, comma 1, del presente regolamento e all'articolo 2 della legge 4 gennaio 1968, n.15 sono comprovati dall'interessato, a titolo definitivo, mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà di cui all'articolo 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

2. La dichiarazione di cui all'articolo 4 della legge 4 gennaio 1968, n. 15, che il dichiarante rende nel proprio interesse può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relative ad altri soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. Inoltre, tale dichiarazione può riguardare anche la conoscenza del fatto che la copia di una pubblicazione è conforme all'originale. Nel caso di pubblici concorsi in cui sia prevista la presentazione di titoli, la dichiarazione di tale fatto tiene luogo a tutti gli effetti dell'autentica di copia.

3. Qualora risulti necessario controllare la veridicità delle dichiarazioni di cui al comma 1, nel caso in cui gli stati, i fatti i le qualità personali dichiarati siano certificabili o attestabili da parte di un altro soggetto pubblico, l'amministrazione procedente entro quindici giorni richiede direttamente la necessaria documentazione al soggetto competente. In questo caso, per accelerare il procedimento, l'interessato può trasmettere, anche attraverso strumenti informatici o telematici, una copia fotostatica, ancorché non autenticata dei certificati di cui sia già in possesso.

4. Restano esclusi dall'applicazione dei commi 1 e 2 i certificati di cui all'articolo 10.

3. Presentazione delle dichiarazioni sostitutive

1. Le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 dell'articolo 2 possono essere presentate anche contestualmente all'istanza e sono sottoscritte dall'interessato in presenza del dipendente addetto.

2. Il responsabile del procedimento, identificato ai sensi dell'articolo 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241, è comunque competente a ricevere la documentazione.

3. Oltre a quanto previsto dall'articolo 3, comma 4, della legge 15 maggio1997, n. 127, costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione della dichiarazione sostitutiva nei casi in cui lo norme di legge o di regolamento ne consentono la presentazione in luogo della produzione di atti di notorietà.

4. Nei casi in cui l'interessato debba presentare all'amministrazione copia autentica di un documento ai sensi dell'articolo 14 della legge 4 gennaio1968, n. 15, l'autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su semplice esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

4. Impedimento alla sottoscrizione

1. La dichiarazione di chi non sa o non può firmare è raccolta da pubblico ufficiale previo accertamento dell'identità del dichiarante.

2. Il pubblico ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa dall'interessato facendo menzione, di seguito alla medesima, della causa dell'impedimento a sottoscrivere.

5. Dichiarazioni sostitutive presentate da cittadini stranieri

1. Nel caso in cui le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 2 e 4 della legge 4 gennaio 1968, n.15 siano presentate da cittadini della Comunità europea, si applicano le stesse modalità previste per i cittadini italiani.

2. I cittadini extracomunitari residenti in Italia secondo le disposizioni del regolamento anagrafico della popolazione residente approvato con decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 1989, n. 223, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui al comma 1 limitatamente ai casi di cui si tratti di comprovare stati, fatti e qualità personali certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici o privati italiani.

6. Disposizioni generali in materia di dichiarazioni sostitutive

1. Le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 2 e 4 della legge 4 gennaio 1968, n.15 hanno la stessa validità temporale degli atti che sostituiscono.

2. Le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni indicate al comma 1, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni penali previste dall'articolo 26 della legge 4 gennaio 1968, n.15, per le ipotesi di falsità in atti e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo può contenere anche l'informativa di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996, n. 675.

3. Le singole amministrazioni inseriscono nei moduli delle istanze ad esse rivolte la formula per le relative dichiarazioni sostitutive se ammesse ai sensi della legge 4 gennaio 1968, n. 15 e successive modificazioni ed integrazioni, e del presente regolamento.

Capo II - Acquisizione diretta di documenti da parte delle pubbliche amministrazioni ed esibizione di documenti di riconoscimento da parte degli interessati

7. Acquisizione diretta dei documenti ed esibizione di documenti dl riconoscimento

1. Qualora l'interessato non intenda o non sia in grado di utilizzare gli strumenti di cui agli articoli 1 e 2, i certificati relativi a stati, fatti o qualità personali risultati da albi o da pubblici registri tenuti o conservati da una pubblica amministrazione sono sempre acquisiti d'ufficio dall'amministrazione procedente, anche con la procedura di cui al comma 2, su semplice indicazione da parte dell'interessato della specifica amministrazione che conserva l'albo o il registro.

2. In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente certificazioni relative a stati, fatti e qualità personali presso l'amministrazione competente per la loro certificazione, il certificato può essere sostituito da qualsiasi documento idoneo ad assicurare la certezza della sua fonte di provenienza.

3. I documenti trasmessi ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro mezzo telematico o informatico idoneo ad accertare la fonte di provenienza del documento, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale attraverso il sistema postale.

4. Nei casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a stati, fatti e qualità personali attraverso l'esibizione a parte dell'interessato di un documento di riconoscimento in corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso l'acquisizione della copia fotostatica del documento stesso, ancorché non autenticata, secondo le modalità previste dall'articolo 3, comma 11, della legge 15 maggio 1997, n. 127, come modificato dalla legge 16 giugno 1998, n.191

5. Il rifiuto da parte del funzionario competente di accettare l'indicazione di stati, fatti e qualità personali mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento corso di validità costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

6. Ai fini del presente regolamento per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di trasmissione comprendono quelle indicate all'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 ed al d.P.R. 10 novembre 1997, n. 513.

8. Riservatezza dei dati contenuti nei documenti acquisiti dalla pubblica amministrazione

1. Al fine di tutelare la riservatezza dei soggetti titolari dei dati di cui all'articolo 22 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.

2. E' fatto divieto ai direttori sanitari tenuti alla dichiarazione di cui al comma 2 dell'articolo 70 del R.D.L. 9 luglio 1939, n. 1238, come sostituto dall'articolo 2 della legge 15 maggio 1997, n.127, di accompagnare la stessa con il certificato di assistenza al parto previsto dall'articolo 18, comma 2, del R.D.L. 15 ottobre 1936, n. 2128, ed è fatto divieto agli ufficiali di stato civile dì richiedere detto certificato, che è sostituito, ai fini della formazione dell'atto di nascita, da una semplice attestazione contenente i soli dati richiesti nei registri di nascita. Ai fini statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di assistenza al parto, privo di elementi identificativi diretti delle persone interessate ai competenti enti ed uffici del Sistema statistico nazionale, secondo modalità preventivamente concordate. L'istituto nazionale di statistica, sentito il Ministero della sanità, determina nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati statistici di base relativi agli eventi di nascita e per l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e ai nati morti nel rispetto dei principi contenuti nella legge 31 dicembre 1996, n.675.

9. Acquisizione di estratti degli atti dello stato civile

1. Gli estratti degli atti di stato civile sono richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti da amministrazioni pubbliche o da altre autorità dello Stato, vengono acquisiti d'ufficio.

2. Al di fuori delle ipotesi di cui al comma 1 le amministrazioni possono comunque provvedere all'acquisizione d'ufficio degli estratti qualora lo ritengano necessario per particolari motivi inerenti alle proprie finalità istituzionali.

Capo III - Attestazioni di soggetti privati e certificati non sostituibili con altri strumenti di certezza

10. Certificati non sostituibili

1. I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore.

2. Tutti i certificati medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal medico di base con validità per l'intero anno scolastico.

Capo IV - Disposizioni finali

11. Controllo sul contenuto delle dichiarazioni sostitutive

1. Le amministrazioni procedenti, sono tenute a procedere ad idonei controlli, anche a campione, sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive.

2. Quando i controlli di cui al comma 1 riguardano dichiarazioni sostitutive di certificazione, l'amministrazione procedente richiede direttamente all'amministrazione competente per il rilascio della relativa certificazione conferma scritta, anche attraverso l'uso dì strumenti informatici o telematici, della corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei registri da essa custoditi. In tal caso non è necessaria la successiva acquisizione del certificato.

3. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 26 della legge 4 gennaio 1968, n.15, qualora dal controllo di cui al comma 1 emerga la non veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade immediatamente dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato sulla base della dichiarazione non veritiera.

12. Certificati di abilitazione

1. Quando è utilizzata ad indicare i titoli di abilitazione previsti dalla normativa vigente, la parola "certificato" viene sempre sostituita, qualora si riferisca ad atti rilasciati al termine di corsi di formazione o ad atti di assenso all'esercizio di determinate attività, rispettivamente con le parole "diploma" o "patentino".

13. Abrogazione di norme

1. In riferimento alle disposizioni dell'articolo 1 del presente regolamento, sono abrogati l'articolo 27 della legge 4 gennaio 1968, n.15, l'articolo 77, ultimo comma del d.P.R. 14 febbraio 1964, n. 237, come modificato dall'articolo 22 della legge 24 dicembre 1986, n. 958, e il primo comma dell'articolo 24 della legge 13 aprile 1977, n. 114.

2. In riferimento alle disposizioni degli articoli 1 e 2 del presente regolamento, è abrogato l'articolo 3 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

3. In riferimento all'articolo 4 del presente regolamento, è abrogato l'articolo 20-bis della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

4. In riferimento alla disposizione dell'articolo 6, comma 2, del presente regolamento è abrogato il penultimo comma dell'articolo 26 della legge 4 gennaio 1968, n. 15.

5. È abrogato il d.P.R. 25 gennaio 1994, n.130.