TENUTA DEI LIBRI OBBLIGATORI - LIBRI MATRICOLA E PAGA -IRREGOLARITA’ NEGLI
ADEMPIMENTI - MODALITA’ DI APPLICAZIONE DELLE SANZIONI - CHIARIMENTI DEL
MINiSTERO DEL LAVORO
Con le
circolari n. 5407 del 18 aprile e n. 5831/08 del 2 maggio 2008, il Ministero
del Lavoro ha fornito una serie di chiarimenti in merito alle violazioni ed
alle relative sanzioni connesse all’irregolare tenuta dei libri obbligatori.
Uno degli
aspetti chiariti dal Dicastero riguarda l’ambito di applicazione delle sanzioni
conseguenti alla violazione di un precetto.
Le ipotesi
prospettate sono due: la prima concerne il caso di violazione di un precetto
che coinvolga una pluralità di lavoratori; la seconda riguarda la possibilità
di adottare con un unico documento più prescrizioni obbligatorie, di cui
all’art. 15 del D. Lgs n. 124/04, per una pluralità di contravvenzioni poste in
essere dallo stesso datore di lavoro.
In entrambi
i casi, ha puntualizzato il Ministero, il principio generale prevede che da una
condotta illecita, sia amministrativa che penale, anche se posta in essere in
un medesimo arco temporale, devono scaturire tante sanzioni quanti sono i
lavoratori interessati dalla violazione. Il Ministero ad ogni modo non esclude
casi in cui dalla violazione di un precetto, che coinvolga una pluralità di
lavoratori, possa scaturire una sanzione che sarà applicabile una sola volta,
trattandosi di un unico illecito.
Applicabilità
del “cumulo giuridico”
Peraltro con
la seconda nota in commento il Ministero ha precisato che in sede di emissione
di ordinanza ingiunzione il personale ispettivo dovrà tenere conto del “c.d.
cumulo giuridico”, di cui all’art. 8 della L. n. 689/1981, secondo cui: “salvo
che sia diversamente stabilito dalla legge, chi, con un’azione od omissione,
viola diverse disposizioni che prevedono sanzioni amministrative o commette più
violazioni della stessa disposizione, soggiace alla sanzione prevista per la
violazione più grave, aumentata sino al triplo”; nonché “alla stessa sanzione
(...) soggiace anche chi con più azioni od omissioni, esecutive di un medesimo
disegno posto in essere in violazione di norme che stabiliscono sanzioni
amministrative, commette, anche in tempi diversi, più violazioni della stessa o
di diverse norme di legge in materia di previdenza ed assistenza obbligatorie”
In virtù dei
suddetti chiarimenti, il Dicastero ha poi ritenuto opportuno richiamare i
criteri applicativi della normativa, con riferimento alle specifiche violazioni
per ciascun libro obbligatorio.
Libro
matricola
In
particolare, con riferimento agli illeciti amministrativi, per l’irregolare
tenuta del libro matricola é stato ricordato che il datore di lavoro, ai sensi
dell’art. 20 del DPR n. 1124/65, deve tenere “un libro di matricola nel quale
siano iscritti, nell’ordine cronologico della loro assunzione in servizio e
prima dell’ammissione al lavoro, tutti i prestatori d’opera”, nonché annotare
cronologicamente una serie di informazioni per ciascun prestatore d’opera.
Da tale
premessa il Ministero rammenta che discendono alcune conseguenze.
In primo
luogo che le registrazioni sul libro di matricola devono essere effettuate
prima dell’ammissione al lavoro.
Inoltre,
tali registrazioni riguardano “tutti i prestatori d’opera”, e dunque i
lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi, i lavoratori
a progetto, i collaboratori coordinati occasionali, i soci che prestino lavoro
manuale o che, anche senza partecipare manualmente al lavoro, sovrintendano al
lavoro altrui, gli associati in partecipazione e i prestatori d’opera
nell’impresa familiare.
I dati da
riportare sono il numero di ordine di iscrizione, il cognome e il nome, la data
e il luogo di nascita, la data di ammissione in servizio e quella di
risoluzione del rapporto di lavoro, la categoria professionale e la misura
della retribuzione.
Infine, il
libro di matricola deve essere contrassegnato in ogni pagina e vidimato
nell’ultima pagina da un funzionario incaricato dall’Inail prima di essere
messo in uso, legato e numerato in ogni pagina, “senza alcuno spazio in bianco
“, iscrivendo i dati obbligatori “con inchiostro o altra materia indelebile”,
e, “ove sia necessaria qualche cancellazione”, la stessa dovrà essere eseguita
“in modo che le parole cancellate siano leggibili”.
Gli obblighi
relativi alla tenuta del libro matricola sono violati ogni volta che si ometta,
prima dell’inizio della prestazione lavorativa, la registrazione di un
prestatore d’opera e/o quando, con riferimento allo stesso lavoratore, si
effettuino una o più inesattezze nella scritturazione.
In entrambe
le circostanze saranno rilevate tante condotte illecite quanti sono i
lavoratori oggetto di omissione o inesatta scritturazione.
Relativamente
alla possibilità di contestare o notificare gli illeciti, il Ministero
distingue tre ipotesi:
- la prima riguarda il caso in cui la
violazione venga accertata quando sia già scaduto il termine per i relativi
adempimenti contributivi, ossia a periodo di paga scaduto. In tale circostanza
la condotta non é sanzionabile in via amministrativa, in quanto si verifica
l’omissione del versamento contributivo ed il conseguente illecito
amministrativo deve considerarsi connesso a violazioni in materia previdenziale
ed assistenziale obbligatoria;
- la seconda
ipotesi richiama il caso in cui la violazione sia accertata quando il termine
per l’adempimento all’obbligo contributivo non sia ancora scaduto. In questo
caso la condotta illecita deve essere sanzionata, in relazione a ciascun
lavoratore, dopo aver esperito l’obbligo della diffida obbligatoria, di cui all’art.
13 del D.Lgs. n. 124/04, tenendo conto, però, come detto, del cumulo giuridico;
- l’ultima
ipotesi riguarda l’omessa o inesatta scritturazione di uno o più lavoratori per
i quali siano stati effettuati tutti gli adempimenti contributivi. Anche in questo
caso la condotta illecita deve essere riferita a ciascun lavoratore, sempre
dopo aver esperito la procedura di diffida anche in questo caso tenendo conto,
però, come detto, del cumulo giuridico.
Libro paga
sezione presenze
Con
riferimento al libro paga sezione presenze, la nota ricorda che l’art. 20, co.
1, n. 2) del DPR 1124/65 prevede l’obbligo per i datori di lavoro di tenere un
libro paga in cui siano riportate le indicazioni relative all’orario di lavoro,
effettuato il giorno antecedente (o nei termini diversi previsti
eccezionalmente dal comma 2 dell’art. 25
del suddetto DPR), di ogni dipendente.
Il Ministro
nel rilevare la strumentalità del libro presenze alla verifica della disciplina
in materia di tempi di lavoro precisa che non sussiste l’obbligo di registrare
sulla sezione presenze i prestatori d’opera autonomi o “parasubordinati”, i
quali, in quanto lavoratori autonomi, non sono destinatari della citata
normativa.
Anche in
questo caso il Ministero distingue tre ipotesi per la contestazione o notifica
degli illeciti in caso di tenuta irregolare del suddetto documento.
Pertanto,
come per il libro matricola, anche per il libro paga sezione presenze
sussistono tanti illeciti quanti sono i lavoratori oggetto di omissione o
inesatte registrazioni e valgono le regole richiamate dalle tre ipotesi di cui
sopra, compresa quella del cumulo giuridico.
Prospetti
paga
L’art. 5
della L. n. 4/1953 pone in capo a datore di lavoro l’obbligo di consegnare
all’atto della corresponsione della retribuzione un prospetto paga.
I soggetti
che devono ricevere il prospetto di paga sono i lavoratori dipendenti e gli
“operai ausiliari” e “soci dipendenti” delle società cooperative. Il prospetto
di paga deve, inoltre, essere consegnato a tutti i lavoratori parasubordinati.
Il datore di
lavoro si rende inadempiente, integrando la previsione d’illecito
amministrativo di cui all’art. 5, L. 4/1953, ogni volta che, all’atto
dell’erogazione della retribuzione in favore ad ogni lavoratore, non consegni
il prospetto di paga ovvero lo consegni successivamente e/o in modo incompleto
o con dati inesatti.
In proposito
qualora il prospetto paga sia consegnato non solo successivamente ma anche in
modo incompleto si tratterà comunque di un unico illecito e dunque dovrà essere
applicata una sola sanzione.
A parere del
Ministero sussistono tanti illeciti quanti sono i lavoratori oggetto della
omissione della consegna e della incompletezza dei contenuti e per ogni mese in
cui si verifichi tale omissione.
Gli illeciti
amministrativi in parola saranno contestati o notificati, previa diffida
obbligatoria, e sempre salva l’applicazione del cumulo giuridico
Comunicazione
di cessazione del rapporto di lavoro
Gli ultimi
chiarimenti della nota ministeriale riguardano la comunicazione di cessazione
del rapporto di lavoro, che deve essere effettuata, entro cinque giorni dalla
cessazione stessa, indipendentemente dalla esistenza o meno della comunicazione
preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro, in quanto i due adempimenti
sono indipendenti e come tali possono essere sanzionati autonomamente.
Illeciti
penali
Infine, con
riferimento agli illeciti penali ed in particolare alla possibilità di adottare
con un unico atto più prescrizioni obbligatorie, anche se relative ad una
pluralità di contravvenzioni poste in essere dallo stesso datore di lavoro, il
Dicastero ha precisato che, pur se contenute in un unico documento, in tali
casi devono essere adottate una pluralità di prescrizioni, specificando per
ciascuna di esse la norma violata, la sanzione prevista, il nominativo del
lavoratore a cui si riferisce nonché le modalità per sanare ciascuna singola
posizione.