INAIL - LIBRO UNICO DEL LAVORO - VIDIMAZIONE NEL REGIME TRANSITORIO - CHIARIMENTI DELL’ISTITUTO - CIRCOLARI DEL 10 E 19 SETTEMBRE 2008

Con note del 10 e 19 settembre 2008 l’Inail ha fornito ulteriori chiarimenti in ordine ai nuovi adempimenti previsti dalla entrata in vigore della disciplina del libro unico.

Con la nota n. 7095/08 del 10 settembre 2008 l’Inail ha ricordato che dal 18 agosto scorso, con l’entrata in vigore del libro unico, è stato abrogato il libro matricola, mentre, sino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 sarà possibile adempiere agli obblighi di registrazione direttamente sul libro paga, nelle sezioni paga e presenze.

Nel periodo transitorio, pertanto, le sedi territoriali dell’Istituto, dietro richiesta delle imprese, dovranno sottoporre a vidimazione esclusivamente il libro paga e non anche il libro matricola, seguendo le modalità di tenuta previste per il libro unico.

Per quanto riguarda i diversi sistemi di tenuta, escludendosi la forma manuale, l’Inail riconosce tre modalità:

- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo;

- stampa laser;

- supporti magnetici o ad elaborazione automatica dei dati.

Peraltro con la successiva nota del 19 settembre, l’Inail ha chiarito che durante il periodo transitorio (dal 18 agosto 2008 al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008) i datori di lavoro che adempiono agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro unico del lavoro attraverso la tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e presenze, possono continuare a tenere detto libro anche in forma manuale, nel rispetto delle nuove disposizioni intervenute in tema di tenuta, conservazione ed esibizione e l’Istituto dovrà continuare a vidimare il libro paga tenuto in forma manuale.

Indipendentemente dal sistema adottato, il libro unico deve avere una numerazione sequenziale di ciascun foglio che compone il documento, essere unitario con riferimento alla vidimazione, alla numerazione, alle registrazioni, alla tenuta ed alla conservazione, fatta salva la possibilità di tenere separatamente, ma sempre nel rispetto di una numerazione sequenziale, l’elaborazione del calendario presenza.

L’elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuativo prevede la possibilità di effettuare una preventiva numerazione dei fogli mobili e la vidimazione direttamente a cura dell’Inail, oppure una numerazione dei fogli e la relativa vidimazione effettuata da soggetti autorizzati dall’Inail in sede di stampa del modulo continuo.

Nel primo caso il libro unico, prima di essere utilizzato, deve essere numerato e vidimato presso qualsiasi sede Inail; nel secondo caso invece gli utenti devono presentare all’Inail un’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica. In questo modo sarà la sede Inail a contattare la tipografia designata dall’utente, al fine di presenziare alla stampa dei moduli e alla vidimazione dell’ultimo foglio.

In entrambi i casi, a decorrere dal 16 gennaio 2009, il libro unico andrà registrato in procedura Gestione Rapporto Assicurativo, ma con riferimento al Codice Cliente e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale.

Il sistema a stampa laser prevede che i datori di lavoro debbano presentare ad una qualsiasi sede Inail una richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser che riguardi il libro unico nel suo complesso, anche in caso di eventuale elaborazione separata del calendario presenze.

Il nuovo sistema, che istituisce un modello di richiesta di autorizzazione alla vidimazione e un modello utile ai fini della notifica del provvedimento di autorizzazione, ambedue allegati alla nota in oggetto, comporta il venir meno dell’obbligo di redigere e conseguentemente di inoltrare il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni.

L’ultimo dei sistemi prevede che il libro unico possa essere tenuto con modalità informatiche. In particolare su supporti magnetici, che prevedono una forma statica del documento e garantiscono l’autenticità e la non modificabilità dei contenuti dallo stesso, anche attraverso l’apposizione di una data certa e della firma digitale, oppure con sistemi di elaborazione automatica dei dati.

Entrambe le modalità informatiche non sono assoggettate all’obbligo di vidimazione nè, tantomeno, all’autorizzazione dell’Inail, fatto salvo l’obbligo dei datori di lavoro di comunicare, anche tramite fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente territorialmente le caratteristiche tecniche del sistema informatico adottato.

Di seguito si pubblicano le due note in commento.

Inail

Prot. 60010.19/09/2008.0007357

Roma, 19 settembre 2008

Oggetto: Libro unico del lavoro - Regime transitorio - Chiarimenti.

Sono pervenute numerose segnalazioni da parte delle Strutture territoriali in merito alla vidimazione del libro paga durante il regime transitorio previsto dal decreto ministeriale di attuazione del Libro unico del lavoro .

A tale riguardo, facendo seguito alle istruzioni impartite con nota del 10 settembre 2008 , si precisa che durante il periodo transitorio (dal 18 agosto 2008 al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008) i datori di lavoro che adempiono agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro unico del lavoro attraverso la tenuta del libro paga, nelle due sezioni paga e presenze, possono continuare a tenere detto libro anche in forma manuale, nel rispetto delle nuove disposizioni intervenute in tema di tenuta, conservazione ed esibizione.

Pertanto, si invitano codeste Strutture a continuare a vidimare, per tutto il periodo transitorio, alle aziende che ne facciano richiesta (comprese quelle di nuova istituzione), il libro paga tenuto anche in forma manuale, nelle due sezioni paga e presenze.

Inail

Prot. 60010.10/09/2008.0007095

Roma, 10 settembre 2008

Oggetto: Libro unico del lavoro - Vidima

zione.

In materia di adempimenti nella gestione dei rapporti di lavoro - come già comunicato nelle precedenti note inoltrate a codeste Strutture dalla scrivente Direzione - è stata prevista l’abrogazione di tutte le disposizioni che prevedevano l’istituzione e la tenuta dei libri paga e matricola e la conseguente sostituzione di detti libri con il Libro unico del lavoro, nonché la modifica del relativo regime sanzionatorio.

Libro unico del lavoro - nozione e finalità

Il Libro unico del lavoro nasce da una esigenza di semplificazione in materia di tenuta dei documenti di lavoro. A tale fine sono stati soppressi i libri paga e matricola ed è stato istituito detto Libro unico costruito sulla base di due elementi: le presenze del lavoratore e lo sviluppo del trattamento retributivo.

Il Libro unico del lavoro equivale, infatti, al cedolino paga tenuto con i sistemi attualmente previsti ed individuati al paragrafo seguente, integrato, sugli stessi sistemi, con il dettaglio delle presenze del lavoratore. Esso assolve alla duplice funzione di documentare ad ogni lavoratore lo stato del proprio rapporto di lavoro ed agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell’impresa.

Per quanto concerne l’ambito di applicazione del Libro unico del lavoro, si fa integrale rinvio alla circolare n. 20/2008 del Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali - paragrafo “Libro unico del lavoro: soggetti obbligati”.

In particolare, a differenza dei libri paga e matricola, non sono più iscritti nel Libro unico del lavoro i soggetti di cui all’art. 4, numeri 6) e 7) del DPR n. 1124/19656.

Anche per quanto concerne gli obblighi di registrazione si fa integrale rinvio al paragrafo della circolare ministeriale n. 20/2008 “Obblighi di registrazione: contenuti”.

A tale riguardo, si sottolinea l’importante novità riguardante i limiti temporali delle registrazioni obbligatorie sul Libro unico del lavoro, che debbono avvenire entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento (non più giornalmente come precedentemente previsto per il preesistente libro paga, termine entro il quale il datore di lavoro o il professionista stampa il cedolino paga.

Di rilievo è anche l’obbligo di registrazione sul Libro unico del lavoro dei lavoratori in somministrazione, sia da parte dell’utilizzatore che dell’agenzia per il lavoro che li assume, per finalità antielusive.

Con particolare riferimento ai datori di lavoro agricoli che avevano optato per il registro di impresa semplificato (allegato B del DM 29.9.1995), assumendo lavoratori per un numero di giornate non superiore a 270 in ragione d’anno, la circolare ministeriale n. 20/2008 esonera gli stessi dal documentare la registrazione delle presenze sul Libro unico del lavoro.

Libro unico del lavoro - entrata in vigore

Il Libro unico del lavoro entra in vigore il 18 agosto 2008, data di pubblicazione del Decreto Ministeriale 9 luglio 2008, previsto dalla normativa sopra citata.

A decorrere da tale data (18 agosto 2008) il libro matricola è immediatamente abrogato.

Per il libro paga vige un periodo transitorio.

Regime transitorio

In via transitoria, a decorrere dal 18 agosto 2008 e fino al periodo di paga relativo al mese di dicembre 2008 e quindi fino al 16 gennaio 2009, i datori di lavoro possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del Libro unico del lavoro attraverso la corretta e regolare tenuta del libro paga nelle due sezioni paga e presenze, secondo le disposizioni attuali.

A decorrere dal 18 agosto 2008, le Sedi territoriali dell’Istituto non debbono più vidimare il libro matricola, in quanto abrogato.

Pertanto, durante il periodo transitorio, le Sedi dell’Istituto provvedono, per tutte le aziende che ne facciano richiesta (comprese quelle di nuova istituzione), alla vidimazione del libro paga secondo le modalità di seguito specificate al paragrafo “LIBRO UNICO DEL LAVORO - MODALITA’ DI TENUTA”.

Libro unico del lavoro - luogo di tenuta e conservazione

A differenza di quanto stabilito per i libri paga e matricola, il luogo di tenuta e conservazione del Libro unico del lavoro può essere, alternativamente:

- la sede legale dell’impresa

- lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato

- i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

In caso di gruppi di impresa, rientrano tra i soggetti ai quali possono essere affidati gli adempimenti in materia di lavoro anche le società capogruppo che, pertanto, possono tenere e conservare il Libro unico del lavoro.

I soggetti sopra elencati hanno l’obbligo di conservare il Libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione. Il termine di conservazione per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione è esteso anche ai preesistenti libri di paga e di matricola.

Libro unico del lavoro - modalità di tenuta

Il datore di lavoro obbligato all’istituzione del Libro unico del lavoro deve istituire e tenere un unico libro, anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali in ambito aziendale o di più sedi di lavoro, sebbene stabili ed organizzate.

Rispetto al sistema previgente, il Libro unico del lavoro non può essere tenuto in forma manuale. Gli unici sistemi di tenuta previsti sono i seguenti:

1. elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo (vidimazione da parte dell’Inail o, in alternativa, da parte dei soggetti autorizzati dall’Inail);

2. stampa laser (autorizzazione preventiva da parte dell’Inail alla stampa e generazione della numerazione automatica);

3. su supporti magnetici o ad elaborazione automatica dei dati.

A tale riguardo, il decreto ministeriale di attuazione del Libro unico individua l’Inail come unico ente preposto ad effettuare la vidimazione, anche nel caso quindi dei datori di lavoro che provvedevano alla vidimazione presso altri Istituti (es. i datori di lavoro agricoli presso l’Inps).

Sull’argomento, allo stato, si fa rinvio alla nota del 4.9.2008.

Comunque, in linea generale, riguardo alla tenuta del Libro unico del lavoro ed indipendentemente dal sistema di tenuta adottato, è obbligatorio:

- attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il Libro unico del lavoro;

- conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;

- istituire un documento unitario. Il Libro unico del lavoro dovrà essere, quindi, unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione.

Come indicato nella citata circolare ministeriale n. 20/2008, è ritenuta, comunque corretta, all’interno del Libro unico del lavoro regolarmente istituito, l’eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, mantenendo una numerazione sequenziale.

1. Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo

1.1 Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con preventiva numerazione dei fogli mobili e vidimazione a cura delle Sedi Inail

In tale caso, il Libro unico del lavoro, prima di essere messo in uso, deve essere numerato in ogni pagina e vidimato presso una qualsiasi Sede dell’Istituto dai funzionari a ciò incaricati.

A decorrere dal 16 gennaio 2009 (termine di scadenza del regime transitorio), la vidimazione del Libro unico del lavoro va registrata in procedura Gestione Rapporto assicurativo (GRA) esclusivamente con riferimento al “Codice Cliente” e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale (PAT), secondo le istruzioni tecniche che verranno impartite con successiva nota.

1.2 Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti autorizzati dall’Inail, in sede di stampa del modulo continuo.

In tale caso gli Utenti (datori di lavoro, consulenti del lavoro, professionisti e gli altri soggetti abilitati) debbono presentare all’Inail una richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare.

La richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa tipografica dei moduli può essere presentata presso una qualsiasi Sede dell’Istituto, anche se, per motivi pratici, è preferibile interessare la Sede Inail più vicina alla tipografia incaricata ad eseguire le previste operazioni che consistono nell’apposizione del numero d’ordine e del logo dell’Istituto in fase di stampa tipografica del tracciato dei moduli da utilizzare.

La Sede interessata dovrà prendere contatti con la tipografia designata dall’Utente, presenziare alla stampa dei moduli ed eseguire sia la vidimazione sull’ultimo foglio del blocco che la registrazione in procedura GRA

A decorrere dal 16 gennaio 2009 (termine di scadenza del regime transitorio), la vidimazione del Libro unico del lavoro va registrata in procedura Gestione Rapporto assicurativo (GRA) esclusivamente con riferimento al “Codice Cliente” e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale (PAT), secondo le istruzioni tecniche che verranno impartite con successiva nota

2. Stampa laser

Per questo sistema di tenuta del libro unico del lavoro, è prevista una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa.

In particolare, gli Utenti debbono presentare ad una qualsiasi Sede Inail una iniziale richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del Libro unico del lavoro.

Come detto nel paragrafo “LIBRO UNICO DEL LAVORO - MODALITA’ DI TENUTA”, il Libro unico del lavoro è costituito da un documento unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione.

Pertanto, l’autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del Libro unico del lavoro riguarda il Libro nel suo complesso, anche in caso di eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze.

Tutti i soggetti autorizzati alla vidimazione in fase di stampa laser sono tenuti al rispetto delle seguenti condizioni:

- la stampa del tracciato deve essere conforme al fac-simile autorizzato;

- il programma di elaborazione deve prevedere la data e l’ora di stampa di ogni foglio;

- su ogni foglio devono, inoltre, essere riportati il numero progressivo della pagina, il numero di autorizzazione attribuito, la data di autorizzazione e il codice della Sede Inail che ha rilasciato l’autorizzazione.

Rispetto ai previgenti adempimenti viene meno l’obbligo di produrre il prospetto riepilogativo mensile delle retribuzioni, nonché l’obbligo di inoltrare alla Sede Inail, entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento, detto prospetto riepilogativo.

In coerenza con il nuovo disposto normativo, si allegano il modello di richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa laser del Libro unico del lavoro, nonché il modello utile ai fini della notifica del provvedimento di autorizzazione, che sostituiscono la modulistica attualmente in uso.

A decorrere dal 16 gennaio 2009 (termine di scadenza del regime transitorio), l’autorizzazione alla vidimazione del Libro unico del lavoro va registrata in procedura Gestione Rapporto assicurativo (GRA) esclusivamente con riferimento al “Codice Cliente” e non più alla Posizione Assicurativa Territoriale (PAT), secondo le istruzioni tecniche che verranno impartite con successiva nota.

3. Supporti magnetici e sistemi di elaborazione automatica dei dati

Il Libro unico del lavoro può essere tenuto con modalità informatiche e precisamente:

- su supporti magnetici, a condizione che ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate. Il documento informatico deve avere la forma di documento statico non modificabile e deve essere emesso, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale

- con sistemi di elaborazione automatica dei dati che garantiscano la consultabilità dei dati in ogni momento, l’inalterabilità e l’integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole tecniche stabilite dal Codice dell’Amministrazione digitale.

In merito alle caratteristiche tecniche di detti sistemi, si fa rinvio a quanto indicato nella circolare n. 20/2008 del Ministero del lavoro, della salute e delle politiche sociali - paragrafo “Obbligo di istituzione e tenuta”.

Queste modalità informatiche di tenuta del Libro unico del lavoro sono sottratte all’obbligo di vidimazione e di autorizzazione da parte dell’Inail. Unico adempimento per i soggetti che si avvalgono di questa modalità di tenuta è l’inoltro di un’apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla Direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in uso, con l’indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema adottato.

Libro unico del lavoro - numerazione unica

I seguenti soggetti:

- i consulenti del lavoro e gli atri professionisti abilitati30

- i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa

- nei gruppi di impresa32, le società capogruppo delegate dalle società controllate e collegate all’esecuzione degli adempimenti di cui all’art. 1 della L. n. 12/1979

possono essere autorizzati ad adottare un sistema di numerazione unica del Libro unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti.

Riguardo alla modalità di tenuta del Libro unico del lavoro con la numerazione unica, vengono aboliti già in sede di decreto legge e non più riproposti in alcun modo dal decreto ministeriale di attuazione del Libro unico del lavoro gli obblighi, per i soggetti sopra elencati, tenutari di un libro unico per più datori di lavoro, relativi alla comunicazione mensile al cliente ed annuale all’Inail dei numeri utilizzati, di cui non dovrà essere tenuta alcuna registrazione interna.

Per questo sistema di tenuta del Libro unico del lavoro, è previsto un invio, per via telematica, all’Inail:

- della richiesta di autorizzazione ad adottare un sistema di numerazione unitaria per i datori di lavoro assistiti dei quali dovrà essere inviato anche un elenco corredato del codice fiscale dei medesimi

- di ogni variazione intervenuta (acquisizione/cessazione dall’incarico di un datore di lavoro) entro 30 giorni dall’evento.

A tale proposito, atteso che per la numerazione unica non è allo stato prevista una gestione informatizzata da parte dell’Istituto, si fa riserva di successive istruzioni tecniche, anche in merito alle comunicazioni che dovranno inoltrare entro la fine del periodo transitorio i soggetti già autorizzati alla numerazione unitaria, appena sarà predisposta la procedura telematica.

Infine, in riferimento al Libro unico del lavoro, a supporto dell’operatività delle Sedi e dei funzionari di vigilanza dell’Istituto è stata già inviata con nota dell’8.9.2008 della scrivente Direzione la tabella delle nuove sanzioni amministrative formali.