INPS - SEMPLIFICAZIONE DELLE CERTIFICAZIONI AMMINISTRATIVE - LEGGE 127/98 E D.P.R. 20/10/98 N. 403 - ISTRUZIONI ISTITUTO

L'I.N.P.S., con circolare 29 settembre 1999, n. 182, ha fornito un quadro organico di istruzioni applicative della normativa sulla semplificazione delle certificazioni amministrative, introdotta nel nostro ordinamento dagli artt. 1, 2 e 3 della legge 15 maggio 1997, n. 127, e dal relativo regolamento di attuazione, emanato con D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 403.

L'Istituto, in primo luogo, procede ad una ricognizione della normativa di riferimento. Al riguardo si rammenta che gli artt. 1 e 2 del regolamento sopra citato hanno disposto l'estensione dei casi di utilizzo, nei rapporti tra pubblica amministrazione e cittadino, rispettivamente delle dichiarazioni sostitutive di certificazioni e delle dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà.

In particolare, l'art. 1 del D.P.R. n. 403/1998 contiene l'elenco degli stati, fatti e qualità personali che, in aggiunta a quelli già previsti dall'art. 2 della legge 4 gennaio 1968, n. 15 o da altre leggi speciali, possono essere comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza rivolta da una pubblica amministrazione, in luogo di certificazioni. Le dichiarazioni in parola devono essere sottoscritte dall'interessato. A seguito dell'abrogazione dell'art. 2, comma 2 della legge n. 15/1968, disposta dall'art. 3 della legge n. 127/1997, detta sottoscrizione non deve essere autenticata.

Tra l'altro, le dichiarazioni in parola possono essere utilizzate per certificare la data e il luogo di nascita, la residenza, la cittadinanza, lo stato di famiglia, la nascita del figlio, la situazione reddituale o economica, anche ai fini della concessione di benefici e vantaggi di qualsiasi tipo previsti da leggi speciali; l'assolvimento di specifici obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto; il possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe tributaria e inerente all'interessato; la qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili, e, più in generale, tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile.

L'art. 2 del D.P.R. n. 403/1998 estende le ipotesi di utilizzo della dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà già prevista dall'art. 4 della legge n. 15/1968. Salvo le eccezioni espressamente previste dalla legge, la dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà può essere utilizzata, nei rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di pubblici servizi, per attestare tutti gli stati, fatti, e qualità personali non compresi fra quelli per i quali è ammesso l'utilizzo della dichiarazione sostitutiva della certificazione, di cui all'art. 1 del D.P.R. n. 403/1998. Possono essere utilizzate, inoltre, per attestare fatti, stati e qualità personali relativi a soggetti terzi, di cui il dichiarante abbia conoscenza, purché le dichiarazioni siano rese nel proprio interesse.

L'autenticazione della sottoscrizione di tali dichiarazioni, e, correlativamente, l'applicabilità dell'imposta di bollo, sussiste solamente nei casi di dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà che non siano connesse ad istanze rivolte alla pubblica amministrazione. Per le dichiarazioni sostitutive di atti di notorietà connesse ad una istanza rivolta alla pubblica amministrazione è cessato l'obbligo dell'autenticazione della sottoscrizione del dichiarante e, conseguentemente, quello della corresponsione dell'imposta di bollo.

È escluso il ricorso all'autocertificazione per i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine e per quelli di conformità alle norme vigenti nella Comunità Europea, nonché per i brevetti e i marchi. Tali attestazioni e certificati non possono essere sostituiti da altro documento (art. 10 D.P.R. n. 403/1998). Pertanto, non è ammessa l'autocertificazione nei casi in cui il dichiarante deve presentare, ad esempio, un certificato di malattia.

Il rifiuto, da parte della pubblica amministrazione, di ricevere le dichiarazioni sostitutive, prodotte nei casi previsti dalle norme vigenti, costituisce violazione dei doveri d'ufficio.

La circolare contiene, poi, una serie di istruzioni operative che fanno luce su numerosi dubbi sorti nella prima fase di applicazione della nuova norma, e, di queste, alcune riguardano direttamente i datori di lavoro. I principali aspetti sono di seguito riassunti.

o L'Istituto chiarisce, innanzitutto, che la disciplina in materia di autocertificazione riguarda, come già accennato, i rapporti fra cittadini e pubblica amministrazione, mentre nei rapporti intercorrenti fra privati (e quindi fra privato datore di lavoro e lavoratore) l'applicazione di tale normativa non ha carattere obbligatorio.

Pertanto, come regola generale, il datore di lavoro non ha l'obbligo di accettare dichiarazioni sostitutive nei rapporti diretti con il dipendente, ma ha la facoltà di richiedere al lavoratore, di volta in volta, le certificazioni che risultino necessarie, o di accettare, in alternativa, le dichiarazioni sostitutive.

Una precisazione importante riguarda, tuttavia, le certificazioni necessarie per l'anticipazione, da parte del datore di lavoro, di prestazioni economiche per conto dell'I.N.P.S.. In tali casi, infatti, le prestazioni in parola, pur essendo erogate al lavoratore dal datore di lavoro, sono naturalmente a carico dell'Istituto, che è parte del rapporto previdenziale ed effettivo debitore nei confronti dell'avente diritto, e sono recuperate poi attraverso il noto meccanismo dell'autoconguaglio tramite Mod. DM 10/2. Si tratta, in particolare, dell'indennità di malattia, dell'indennità di maternità, degli assegni per il nucleo familiare. Al riguardo, l'Istituto precisa che il lavoratore, al fine del conseguimento delle predette prestazioni, può presentare al datore di lavoro dichiarazioni sostitutive di certificazioni, ai sensi dell'art. 1 del D.P.R. n. 403/1998, o di atto di notorietà, ai sensi del successivo art. 2, a seconda del contenuto delle stesse. Il datore di lavoro non può rifiutare di ricevere, nei casi precisati, le dichiarazioni sostitutive.

L'Istituto si riserva, peraltro, la facoltà di effettuare controlli in merito alla veridicità delle circostanze oggetto delle dichiarazioni in parola, anche presso le aziende interessate.

o Per quanto concerne la documentazione da presentare a corredo delle domande di indennità di maternità, l'istituto fornisce alcune precisazioni relative, in particolare, al certificato di assistenza al parto. Come noto, ai sensi dell'art. 15, comma 1, D.P.R. 25 novembre 1976, n. 1026, la lavoratrice, al fine di poter usufruire dei diritti conseguenti al parto, dove produrre, entro 15 giorni dall'evento, al datore di lavoro e all'Istituto presso il quale è assicurata per il trattamento di malattia, il certificato di assistenza al parto, dal quale risulti la data dell'evento medesimo.

Al riguardo l'I.N.P.S. chiarisce che la lavoratrice può, anche nel rispetto delle norme contenute nella legge n. 675/1996 sulla tutela della privacy, omettere di comunicare i dati, contenuti nel certificato, che non siano strettamente necessari al fine della trattazione della pratica (ad esempio, lo stato civile della madre, il nome del padre, ecc.).

In particolare, la lavoratrice può presentare all'I.N.P.S., in luogo del certificato di assistenza al parto, un certificato di stato di famiglia, o una dichiarazione sostitutiva contenente solo i dati necessari, e cioè il nome della madre e la data di nascita del figlio.

Analogamente, la stessa lavoratrice potrà presentare al datore di lavoro, al fine dell'anticipazione della relativa indennità di maternità, alternativamente, il certificato di assistenza al parto, previa cancellazione dei dati riservati e non necessari, o un estratto dello stato di famiglia contenente esclusivamente il proprio nome e la data di nascita del bambino. Risultano in tal modo precisate e completate le indicazioni già fornite al riguardo dall'Istituto con messaggio n. 14408 del 12 gennaio 1999.

Sempre nel rispetto della legge sulla tutela della privacy, l'I.N.P.S. chiarisce che nei casi in cui il lavoratore debba presentare, al fine dell'ottenimento di talune prestazioni, una sentenza o altro provvedimento giurisdizionale contenente disposizioni in merito all'affidamento o all'adozione del minore, sarà sufficiente che del provvedimento stesso vengano riprodotte le parti del dispositivo contenenti gli elementi necessari al fine della trattazione della pratica. Questa regola vale anche per il caso in cui i provvedimenti in parola siano presentati al datore di lavoro a corredo di richieste di trattamenti di famiglia.

- Alcune precisazioni riguardano, inoltre, la documentazione, da presentare all'Istituto, per attestare periodi di astensione obbligatoria o facoltativa per gravidanza e puerperio, al fine del riconoscimento, in presenza delle condizioni di legge, di periodi non coperti da contribuzione. In tali casi, l'istante può utilizzare una dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà per documentare l'assenza dal servizio per maternità o per malattia del bambino, mentre la restante documentazione necessaria dovrà essere reperita direttamente presso il datore di lavoro, che è altresì tenuto a certificare l'esistenza e la durata del rapporto di lavoro.

o La semplificazione delle certificazioni amministrative di cui al D.P.R. n. 403/1998 trova applicazione nei confronti dei cittadini italiani e dei cittadini comunitari, senza distinzione in ordine al luogo di residenza, e quindi anche se residenti all'estero.

Per converso, i cittadini extracomunitari possono ricorrere all'autocertificazione solo se siano residenti in Italia, e la dichiarazione sostitutiva riguardi stati, fatti e qualità personali che possono essere certificabili o attestabili da soggetti pubblici o privati italiani. Pertanto, non possono ricorrere all'autocertificazione i cittadini extracomunitari ancora residenti all'estero, né gli extracomunitari residenti in Italia per comprovare stati, fatti e qualità personali di familiari residenti all'estero.

Infine, l'I.N.P.S. precisa che nel caso in cui l'interessato rilasci, ai sensi dell'art. 1 del D.P.R. n. 403/1998, una dichiarazione attestante la qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, ovvero di tutore, curatore o simili, su tale dichiarazione devono essere annotati gli estremi di un documento di identificazione in corso di validità del dichiarante stesso.