INAIL - SPEDIZIONE DEI PROVVEDIMENTI TRAMITE POSTA CERTIFICATA - NOTA N. 3173/11

L’inail con nota n. 3173/11, che si pubblica in calce alla presente, fornisce indicazioni relative all’iter di attuazione del nuovo sistema di comunicazione. Dei provvedimenti tramite posta certificata - PEC.

Nell’ambito del progetto avviato, in particolare, l’Inail sottolinea che dal mese di giugno e per i successivi quattro mesi avrà inizio una fase sperimentale che coinvolgerà 108.120 aziende, già in possesso degli indirizzi PEC, in cui sarà possibile, alla tradizionale spedizione cartacea con raccomandata A.R., affiancare la spedizione di atti attraverso la posta elettronica certificata.

Contestualmente alla fase di sperimentazione sarà avviata una campagna informativa da parte del contact center integrato Inps/Inail al fine di consentire alle imprese di comunicare in “Punto Cliente” il corretto indirizzo della propria PEC.

Allo stesso tempo, conferma l’Inail, alle aziende che riceveranno gli atti in modalità cartacea sarà fornita una informativa che le avviserà che, a partire dal 1° ottobre 2011, l’Istituto provvederò ad inviare i provvedimenti esclusivamente in modalità PEC.

Inail

Roma, 28/4/2011

Nota 3173

Oggetto: Spedizione dei provvedimenti tramite Posta Certificata,

Si illustra, di seguito, l’iter che verrà seguito per dare concreto avvio all’introduzione della Posta Elettronica Certificata. Dal mese di giugno partirà una fase sperimentale di quattro mesi in cui alla spedizione tradizionale si affiancherà la spedizione via PEC di atti trasmessi attualmente via POM con raccomandata AR, nell’immediato saranno destinatarie di questa sperimentazione le 108.120 aziende i cui indirizzi PEC sono, al momento, risultati certi a seguito dalle verifiche e degli incroci dei dati forniti da Unioncamere con gli archivi Inail.

Dal momento che non tutte le aziende individuate sono necessariamente destinatarie di provvedimenti in questa fase, tenuto conto che gli invii massivi avvengono normalmente a fine anno ( in particolare, con la comunicazione tassp), si è ritenuto di contrassegnare l’avvio della sperimentazione con un messaggio che preannuncia l’iniziativa da inviare via PEC contestualmente a tutte queste aziende, in questo modo sarà possibile, altresì, testare la rispondenza degli indirizzi utilizzati.

Contestualmente, sarà avviata una campagna informativa attraverso gli operatori del Contact Center Integrato Inps/Inail (servizio in outbound) finalizzata a rendere noto a tutte le aziende l’avvio della spedizione dei provvedimenti tramite PEC e quindi la necessità di comunicare in Punto Cliente il proprio corretto indirizzo PEC.

Oltre alla citata campagna informativa, potranno essere utilizzati anche altri canali comunicativi (interviste, ecc.) Per pubblicizzare l’iniziativa come, ad esempio, interviste da parte degli organi di vertice.

Inoltre potrebbe essere realizzata una campagna di comunicazione, attraverso gli indirizzi PEC conosciuti, destinata agli intermediari che potrebbero sensibilizzare i propri assistiti sull’argomento.

Infine, negli atti inviati alle aziende (società) ancora in modalità cartacea, sarà aggiunto un testo finalizzato ad avvisarle che, a partire da una certa data ( presumibilmente il primo ottobre), l’Istituto provvederà ad inviare i provvedimenti esclusivamente tramite PEC all’indirizzo di cui è in possesso, pregando il destinatario, in caso di non esattezza dell’indirizzo stesso ovvero di mancata comunicazione, di accedere a punto cliente per la conseguente comunicazione o rettifica.

Per le imprese individuali il tenore del messaggio verrà concordato con le parti sociali e semplicemente rappresenterà la possibilità di ricevere via PEC gli atti che contrassegnano la gestione del rapporto assicurativo tramite invio o comunicazione ad Inail del dato.

Con l’occasione, si trasmette, per le integrazioni e/o valutazioni di competenza, bozza di verbale relativa alla riunione sull’argomento in oggetto, tenutasi in data 19 aprile 2011.

Si resta in attesa, entro la prima settimana di maggio, di ricevere i contributi e le definitive integrazioni che codeste associazioni riterranno di trasmettere per consentire la stipula del protocollo d’intesa che, per dare maggiore risalto all’iniziativa, si propone di siglare in occasione del prossimo Forum P.A. che si terrà a Roma dal 9 al 12 maggio 2011.