INAIL - DENUNCIA DI INFORTUNIO E MALATTIA PROFESSIONALE - ESCLUSIVO UTILIZZO DEL CANALE TELEMATICO - 1° LUGLIO 2013 - CIRCOLARE N. 34/2013

Si informa che l’Inail con circolare n. 34 del 27 giugno 2013, che si pubblica in calce alla presente nota, ha comunicato che le imprese, a partire dallo scorso 1° luglio 2013, devono inviare le denunce/comunicazioni di infortunio e di malattia professionale esclusivamente tramite gli appositi servizi telematici dell’Istituto, utilizzando l’applicativo disponibile sul portale www.inail.it

Tale procedura rientra nella progressiva informatizzazione delle denunce, delle istanze e delle dichiarazioni rese da parte delle imprese (cfr. Not. n. 3/2013 e n.4/2013).

L’Istituto chiarisce inoltre che per l’accesso ai servizi on line le imprese debbono richiedere, ove già non effettuato, le credenziali di accesso (nome utente e password) secondo le modalità previste dalla nota operativa allegata alla circolare Inail n. 19 dell’11 aprile 2013.

A tal proposito, secondo quanto disposto dall’Inail nella circolare n. 19/2013, i soggetti titolari di codice ditta sono autorizzati ad accedere ai servizi telematici dell’Inail previa registrazione in www.inail.it - “Registrazione” -, dove sono pubblicate tutte le informazioni utili (nelle sezioni “Registrazione ditta”, “Registrazione utente generico”, “Help on line” dove è pubblicata anche la “Guida Registrazione Portale”). Per registrarsi è necessario essere in possesso del “Codice Ditta” e della password. Il “Codice Ditta” è un numero di lunghezza variabile che viene comunicato con il certificato di assicurazione ed è indicato in tutte le successive comunicazioni dell’Istituto, comprese le basi di calcolo per l’autoliquidazione. La password per il primo accesso è composta dal PIN1 e dal PIN2. Il PIN1 è un codice segreto di identificazione personale (Personal Identification Number) che, come il codice ditta, è indicato sul certificato di assicurazione e sulle basi di calcolo dei premi inviate per l’autoliquidazione annuale dei premi. In caso di smarrimento del PIN1 è possibile richiederlo ad una qualsiasi Sede Inail. Per ottenere il PIN2 l’utente deve:

- accedere al portale Inail www.inail.it.

- “cliccare” sul pulsante “Registrazione” (in alto a destra dello schermo).

- selezionare la voce “Registrazione Ditta” nel menù a sinistra.

- inserire il “Codice Ditta” ed il “PIN 1” negli appositi campi.

Per procedere, selezionare il bottone “Avanti”, altrimenti selezionare “Annulla”. Al termine di questa operazione l’utente riceverà il “PIN 2” per posta all’indirizzo della sede legale indicata nella denuncia di iscrizione.

Nel caso in cui l’utente già registrato abbia smarrito il PIN2, è possibile contattare il Contact center multicanale al numero verde gratuito 803164, da telefono fisso, e al numero 06 164164 per chiamate da telefono mobile (servizio a pagamento in base al piano tariffario del gestore telefonico dell’utente), fornendo il “codice ditta” e il PIN1. Il nuovo PIN2 è inviato in tempo reale all’indirizzo e-mail indicato nella scheda di registrazione dell’utente.

L’utente può comunque recarsi presso una Sede Inail per avere una password provvisoria per il primo accesso. La Sede consegna la password provvisoria previa identificazione del richiedente.

Una volta attivate le credenziali, l’utente titolare del codice ditta può generare le abilitazioni per eventuali “subdelegati”, inserendo nel sistema i dati anagrafici dei dipendenti delegati a cui intende affidare l’esecuzione degli adempimenti telematici nei confronti dell’Inail.

I “subdelegati” sono identificati dal sistema attraverso il codice fiscale alfanumerico personale, che costituisce il loro codice identificativo, o user name.

L’invio telematico delle denunce/comunicazioni può avvenire con modalità “on line”, “off line” e in cooperazione applicativa, nell’ambito del sistema pubblico di connettività (Spc). In tale ultima ipotesi, in considerazione della complessità delle implementazioni da apportare agli applicativi in uso per la cooperazione, i datori di lavoro che già si avvalgono di tale modalità possono utilizzare fino al 31 ottobre 2013 anche la versione non aggiornata; oltre tale data dovranno inderogabilmente essere utilizzati i nuovi servizi già disponibili da febbraio 2013.

Nel caso in cui, in prossimità della scadenza dei termini di legge per la denuncia/comunicazione (entro due giorni dalla ricezione del certificato medico di infortunio con prognosi superiore a tre giorni escluso quello dell’evento), i datori di lavoro sopra indicati siano impossibilitati ad adempiere all’obbligo in via telematica a causa di difficoltà tecniche riscontrate nell’utilizzo dei servizi on line, anche in cooperazione applicativa, dovranno trasmettere la denuncia/ comunicazione di infortunio all’Inail , inviando via pec l’apposito modulo 4bis PREST, allegando, quando possibile, la stampa della schermata di errore restituita dal sistema, e comunque segnalando nel testo il disservizio registrato, anche per consentire all’Istituto di porre in essere opportuni interventi migliorativi.

Inail

Roma, 27 giugno 2013

Circolare n. 34

Oggetto: Utilizzo esclusivo dei servizi telematici dell’Inail per le comunicazioni con le imprese - programma di informatizzazione delle comunicazioni con le imprese ai sensi dell’art. 2, comma 3, del d.p.c.m. 22 luglio 2011. Servizi per i quali è prevista l’adozione esclusiva delle modalità telematiche a decorrere dal 1° luglio 2013. Denuncia/comunicazione di infortunio e di malattia professionale. Altri servizi indicati nel programma di informatizzazione.

Premessa

In attuazione della determina n.216 del 5 luglio 2012 del Commissario straordinario dell’Istituto, con la quale è stato approvato il programma di progressiva telematizzazione obbligatoria delle denunce, delle istanze e delle dichiarazioni da parte delle imprese, sono stati individuati i servizi per i quali, dal 1° luglio 2013, è prevista l’adozione esclusiva delle modalità telematiche per l’invio all’Inail.

Ciò in quanto il d.p.c.m. 22 luglio 2011 ha stabilito che la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche debba avvenire esclusivamente in via telematica a far data dal 1° luglio 2013. In particolare, i servizi telematici in questione riguardano le denunce di infortunio e di malattia professionale da presentare ai sensi del Testo unico di cui al d.p.r. n. 1124 del 1965. A tal fine, l’Inail ha rilasciato in produzione da febbraio 2013 una versione aggiornata del servizio on line di denuncia/ comunicazione di infortunio, anche nell’ottica di recepire le disposizioni del T.u. Sicurezza.

1. La denuncia/comunicazione di infortunio in via telematica

a) Le imprese costituite in forma societaria e individuale e le pubbliche amministrazioni in regime ordinario di assicurazione con l’Istituto devono inviare le denunce/comunicazioni di infortunio per il tramite degli appositi servizi telematici dell’Istituto, utilizzando l’applicativo disponibile sul portale www.inail.it.

Per l’accesso ai servizi on line i soggetti sopra indicati debbono richiedere, ove già non effettuato, le credenziali di accesso (utenza e password) secondo le modalità previste dalla nota operativa allegata alla circolare Inail n. 19 dell’11 aprile 2013.

L’invio telematico delle denunce/comunicazioni può avvenire con modalità “on line”, “off line” e in cooperazione applicativa, nell’ambito del sistema pubblico di connettività (Spc). In tale ultima ipotesi, in considerazione della complessità delle implementazioni da apportare agli applicativi in uso per la cooperazione, i datori di lavoro che già si avvalgono di tale modalità possono utilizzare fino al 31 ottobre 2013 anche la versione non aggiornata; oltre tale data dovranno inderogabilmente essere utilizzati i nuovi servizi già disponibili da febbraio 2013.

Nel caso in cui, in prossimità della scadenza dei termini di legge per la denuncia/comunicazione (entro due giorni dalla ricezione del certificato medico di infortunio con prognosi superiore a tre giorni escluso quello dell’evento), i datori di lavoro sopra indicati siano impossibilitati ad adempiere all’obbligo in via telematica a causa di difficoltà tecniche riscontrate nell’utilizzo dei servizi on line, anche in cooperazione applicativa, dovranno trasmettere la denuncia/ comunicazione di infortunio all’Inail, inviando via pec l’apposito modulo 4bis PREST, allegando, quando possibile, la stampa della schermata di errore restituita dal sistema, e comunque segnalando nel testo il disservizio registrato, anche per consentire all’Istituto di porre in essere opportuni interventi migliorativi.

Le pubbliche amministrazioni in regime ordinario di assicurazione e le società a partecipazione pubblica ad esse equiparate potranno, inoltre, in caso di difficoltà tecniche, utilizzare la posta elettronica ordinaria. In tal caso le comunicazioni sono valide se:

- sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;

- ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all’art. 55 del d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445.

b) Le imprese agricole di cui all’art. 2135 c.c. e i coltivatori diretti di cui all’art. 2083 c.c., in attesa delle implementazioni dei servizi telematici, devono inviare via pec all’Inail il modulo 4bis PREST di denuncia/comunicazione di infortunio.

Tuttavia, in considerazione della novità delle disposizioni che pongono a carico delle imprese l’obbligo di dotarsi di un indirizzo pec, ove sussistano difficoltà per i suddetti datori di lavoro ad ottemperare direttamente all’obbligo di trasmissione via pec, gli stessi potranno avvalersi dei soggetti abilitati a prestare attività di consulenza, tenuti per legge a dotarsi di pec.

c) Le amministrazioni statali destinatarie della speciale forma di tutela contro gli infortuni e le malattie professionali in gestione per conto dello Stato , sono comunque tenute ad effettuare le comunicazioni all’Istituto in via telematica.

Relativamente ai servizi telematici ancora in fase di realizzazione, è stato inviato a ciascuna amministrazione statale apposito invito a richiedere in via preventiva le credenziali di accesso (utenza di amministratore centrale) per consentire la successiva profilazione sia dei datori di lavoro sia delle strutture dell’Amministrazione statale di appartenenza.

A tal fine i referenti centrali delle amministrazioni statali devono compilare la apposita modulistica e trasmetterla alla Direzione centrale prestazioni, all’indirizzo dcprestazioni@postacert.it, in quanto le attività di profilazione di tali soggetti saranno effettuate, nella fase di avvio della procedura, esclusivamente a livello centrale.

Tenuto conto che gran parte delle amministrazioni statali stanno richiedendo la profilazione e che le apposite implementazioni dell’applicativo telematico sono in via di rilascio, ad oggi le pubbliche amministrazioni in questione dovranno inviare le denunce/comunicazioni di infortunio tramite pec.

In alternativa, ai sensi della vigente normativa in materia, può essere utilizzata anche la posta elettronica ordinaria, tenendo presente che le comunicazioni sono valide se:

- sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;

- ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all’art. 55 del d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445.

E’ previsto, altresì, per le predette comunicazioni, l’utilizzo della cooperazione applicativa, adottata, al momento, unicamente dal Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca il quale ha stipulato nel 2010 con l’Inail un accordo di adesione per la trasmissione con tale modalità, delle denunce/comunicazioni di infortunio del personale del Dipartimento per l’istruzione, degli Uffici scolastici regionali e del personale e degli studenti di tutte le scuole pubbliche di ogni ordine e grado presenti sul territorio nazionale (ad esclusione di quelle della Valle d’Aosta e delle Province Autonome di Trento e Bolzano).

In attesa della operatività del suddetto servizio in cooperazione applicativa, le predette strutture non dovranno richiedere la profilazione per l’accesso al servizio di denuncia/comunicazione telematica; potranno utilizzare in via transitoria le stesse modalità sopra indicate per le altre pubbliche amministrazioni non cooperanti (pec o posta elettronica ordinaria con le specificità sopra riportate).

Si precisa che nell’ipotesi in cui le pubbliche amministrazioni si avvalgano di lavoratori (ad es. collaboratori a progetto, tirocinanti, ecc.) non soggetti alla speciale gestione per conto dello Stato, per i quali siano quindi tenute a corrispondere il premio assicurativo all’Inail, per l’inoltro telematico delle denunce/comunicazioni di infortunio relative agli eventi occorsi a tale personale le stesse dovranno profilarsi anche con le modalità previste dalla citata nota operativa allegata alla circolare Inail n. 19 dell’11 aprile 2013. Per quanto concerne le modalità di trasmissione, si fa rinvio a quanto riportato alla precedente lett. a) per le pubbliche amministrazioni in regime ordinario di assicurazione.

L’obbligo di invio in forma esclusivamente telematica non riguarda, viceversa, i privati cittadini in qualità di datori di lavoro per le denunce/comunicazioni di infortuni occorsi a colf e badanti, ovvero a lavoratori occasionali di tipo accessorio.

I cittadini, infatti, in quanto destinatari di specifiche norme in materia di domicilio digitale, possono inoltrare con le consuete modalità, compresa la pec, la denuncia/comunicazione di infortunio, utilizzando l’apposito modulo 4bis PREST.

2. Le denunce di malattia professionale e di silicosi e asbestosi in via telematica

Anche per le denunce di malattia professionale e di silicosi e asbestosi è disponibile il servizio di invio telematico per i datori di lavoro, titolari di rapporto assicurativo di cui alla lett. a) del paragrafo 1, per il tramite degli appositi servizi web dell’Istituto disponibili sul portale www.inail.it – Servizi on line.

Le imprese agricole di cui all’art. 2135 c.c., in attesa delle implementazioni dei servizi on line relativi alle predette denunce, devono inviare via pec all’Inail gli appositi moduli 101 PREST e 101/bis PREST.

Ove sussistano difficoltà per i suddetti datori di lavoro ad ottemperare all’obbligo di trasmissione via pec, gli stessi potranno avvalersi dei soggetti abilitati a prestare attività di consulenza, tenuti per legge a dotarsi di pec.

Si ricorda che per i lavoratori autonomi agricoli e per i lavoratori subordinati a tempo determinato dell’agricoltura la denuncia in questione deve essere effettuata dal medico che accerta la malattia secondo le consuete modalità.

Le amministrazioni statali destinatarie della speciale forma di tutela contro gli infortuni e le malattie professionali in gestione per conto dello Stato di cui alla lett. c) del paragrafo 1, sono comunque tenute a effettuare le comunicazioni all’Istituto in via telematica. Le credenziali di accesso ai servizi telematici, in corso di attribuzione da parte dell’Istituto a livello centrale, saranno utilizzabili da tali amministrazioni statali anche per i servizi on line di invio delle denunce in questione, ad oggi non disponibili in quanto in via di realizzazione.

In attesa della messa a disposizione dei servizi on line, le pubbliche amministrazioni in questione dovranno inviare le denunce di malattia professionale e di silicosi e asbestosi tramite pec.

In alternativa, ai sensi della vigente normativa in materia, può essere utilizzata anche la posta elettronica ordinaria, tenendo presente che le comunicazioni sono valide se:

- sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata;

- ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all’art. 55 del d.p.r. 28 dicembre 2000, n. 445.

Si fa presente che, al momento, non sono stati stipulati accordi di cooperazione applicativa per l’invio delle denunce di malattia professionale e di silicosi e asbestosi.

Per l’invio delle denunce di malattia professionale da parte dei privati cittadini in qualità di datori di lavoro di colf, badanti ovvero di lavoratori occasionali di tipo accessorio si rinvia alle modalità indicate nel paragrafo precedente.

3. Altri servizi telematici non ancora disponibili sul portale dell’istituto alla data del 1° luglio 2013

In merito agli altri servizi espressamente indicati nel programma di progressiva telematizzazione obbligatoria delle denunce, delle istanze e delle dichiarazioni da parte delle imprese - approvato con la citata determina n.216 del 5 luglio 2012 del Commissario straordinario dell’Istituto – per i quali sono in corso di sviluppo le applicazioni on line sul portale dell’Istituto, i relativi adempimenti devono avvenire esclusivamente mediante l’utilizzo della pec, secondo le disposizioni di cui agli articoli 48 e 65, comma 1, lettera c-bis del Cad, stante il divieto da parte delle pubbliche amministrazioni, a decorrere dal 1° luglio 2013, di accettare in forma cartacea le predette comunicazioni.

Sarà cura dell’Istituto comunicare agli utenti interessati la disponibilità sul proprio portale dei servizi in questione, man mano che saranno rilasciati in produzione e resi operativi.

4. Servizi erogati dal contact center multicanale e assistenza tecnica

Il Contact center multicanale (Ccm) erogherà agli utenti, come di consueto, tutte le informazioni attraverso il numero verde gratuito 803.164, da telefono fisso, e il numero 06.164.164 per chiamate da telefono mobile (servizio a pagamento in base al piano tariffario del proprio gestore telefonico).

Si rammenta che per gli utenti del settore marittimo, inoltre, è attivo uno specifico servizio di help-desk per la soluzione di eventuali problematiche di natura tecnica, raggiungibile al seguente indirizzo: helpdesk.navigazione@inail.it.

Si ricorda, inoltre, che è a disposizione degli utenti anche il servizio “Inail Risponde” (disponibile nell’area Contatti del portale www.inail.it) per richiedere informazioni o chiarimenti sull’utilizzo dei servizi online e per approfondimenti normativi e procedurali.

5. Iniziative di supporto all’utenza e comunicazione

In considerazione della novità dell’obbligo esclusivo di presentazione della denunce degli eventi lesivi in via telematica, a decorrere dal 1° luglio 2013, e del fatto che un numero elevato di imprese e di pubbliche amministrazioni accederà ai servizi telematici, con possibili disagi dovuti alla scarsa conoscenza degli applicativi informatici, le strutture territoriali dovranno supportare l’utenza per l’utilizzo dei servizi online, e assicurare, in questa prima fase, la massima disponibilità per consentire comunque all’utenza di effettuare gli adempimenti nei termini previsti .

Tenuto conto che in attesa della completa messa a disposizione dei servizi on line di invio delle denunce degli eventi lesivi per tutti i datori di lavoro, le stesse perverranno all’Istituto via pec, si invitano le strutture territoriali ad assicurare la continua funzionalità delle caselle di posta elettronica certificata, al fine di evitare disagi all’utenza nell’invio dei documenti.

In continuità con le attività di sostegno all’utenza già svolte a livello nazionale, le Direzioni regionali e le Sedi dovranno adottare tutte le iniziative informative più idonee per agevolare gli utenti nella fase di passaggio all’utilizzo esclusivo delle modalità telematiche.